"Технологии эффективной работы" - читать интересную книгу автора (Моргенстерн Джулия)

САМООЦЕНКА Дело во мне… или в них?

Несколько лет назад, когда я возвращалась в Нью-Йорк из деловой поездки, рядом со мной, в соседнем кресле, сидел опрятный седовласый мужчина, излучавший поразительное чувство спокойной уверенности. В общении со стюардессами и другими пассажирами он был любезен, добр и обходителен. Искрящиеся глаза, элегантная одежда, готовность улыбаться — казалось, этот человек знал какой-то жизненный секрет.

Мы разговорились, и он рассказал, что владеет компанией, производящей упаковку для продуктов. Совершенно банальный, но тем не менее очень успешный бизнес. Семьдесят процентов замороженных продуктов, которые мы едим, продаются в упаковке, произведенной его компанией. Он светился от гордости, когда рассказывал, что создал компанию с нуля двадцать лет назад, имея всего двух помощников, а теперь на него работало четыреста человек.

Я тогда как раз организовывала свою маленькую компанию и ухватилась за возможность расспросить этого интеллигентного, удачливого человека о приобретенном за многие годы опыте управления, касающемся проблем отбора и поощрения работников. Как вы добиваетесь высокой производительности труда от каждого работника? Как вам удается сохранить хорошие кадры? Как вы поступаете, когда кто-то работает не так, как нужно?

Он рассказал, что разделяет сотрудников на три категории и каждой из них руководит по-разному.

1. Высшая категория (20 %). Это высококлассные специалисты, имеющие весомые достижения. Они полностью настроены на миссию компании и способствуют ее процветанию. Он считает, что эти сотрудники заслуживают самого большого внимания и признания, которое вы только можете себе позволить. Его совет: «Делайте все, чтобы они чувствовали себя счастливыми и востребованными людьми».

2. Средняя категория (60 %). Он объяснил, что это работники, которые безотказно, достойно и честно выполняют свою работу. Они не безупречны и совершают ошибки, но, по существу, всегда стараются работать хорошо. Он посоветовал мне относиться к ним справедливо, с уважением и регулярно их поощрять.

3. Низшая категория (20 %). Это самые слабые работники. Они и свою работу выполняют недобросовестно, и других тянут вниз. Они не подходят для работы в компании. Если нет возможности избавиться от них сразу, то лучше перевести их на низкоквалифицированную работу.

Позже я узнала, что многие владельцы и руководители компаний используют этот метод с незначительными вариациями. Некоторые называют соотношение 10:80:10, другие — 20:70:10. Независимо от цифр все склоняются к показателям кривой нормального распределения, которая регулирует время и средства, вкладываемые в работников.

Конечно, самая хорошая возможность удержаться на своем рабочем месте — прочно укрепиться в высшей категории. Но не так-то просто вскарабкаться на самый верх. Серьезную проблему создает жесткая конкуренция, но еще больше осложняют ситуацию изменившиеся правила. Если в вашей отрасли меняются приоритеты, ваши навыки могут оказаться бесполезными. В трудные времена прежний опыт сотрудника не всегда помогает ему добраться до высшей категории. Это приводит его в отчаяние и заставляет задуматься о том, какое место он занимает в компании.

КАК СТАТЬ ВЫСОКОКЛАССНЫМ СПЕЦИАЛИСТОМ

Классификация сотрудников в соответствии с кривой нормального распределения основана на оценке качества выполнения работы и продуктивности, таланта и эффективности. Чрезвычайно талантливый человек, который не может завершить свою работу, не сможет попасть и в высшую категорию (людям с подобными проблемами помогут рекомендации по навыку 4). С другой стороны, высокопрофессиональный и квалифицированный специалист, не обладающий особым талантом или мастерством, также имеет ограниченную ценность в глазах работодателя.

В качестве работодателя и консультанта я выяснила, что большинство высококлассных специалистов обладают несколькими общими характерными чертами.

Они не только понимают цели компании, но и верят в них. Эти люди способны связать свою ежедневную работу с намеченными результатами. Они занимают должности, полностью раскрывающие их таланты и квалификацию. Эти люди уверены в своих способностях, они всегда готовы, могут и хотят пройти дальше других. Но кроме того, эти работники поддерживают гармонию в своей жизни, пополняя таким образом свою энергию и усиливая стремление к работе. О том, как создать такую гармонию, мы узнаем из рекомендаций к навыку 1.

Основной положительный момент: все, что работает на вас, работает и на вашего работодателя. Понимание своей роли и значительный вклад в достижение намеченных результатов обеспечивают вам высокую оценку со стороны компании и одновременно придают значимость вашей работе, которая теперь приносит удовлетворение.

Какое место, на ваш взгляд, вы занимаете на кривой нормального распределения — входите в 20 % высшей категории, 60 % средней или 20 % низшей? А где бы вам хотелось находиться?

Чтобы определить, где вы находитесь, ответьте на вопросы теста, выявляющего качество вашего труда и ваше отношение к работе. В результате тестирования вы получите критерий для оценки ваших успехов в улучшении ситуации на работе и сможете определиться с тем, где в этой книге искать решение.

Оцените себя от 5 баллов (всегда соответствует реальной ситуации) до 1 балла (никогда не соответствует реальной ситуации) по каждому из четырнадцати вопросов, обводя кружком ответ, наиболее соответствующий истинному положению вещей. Не задумывайтесь над ответами. Этот короткий тест не должен у вас занять больше десяти минут.

Соберите все свое мужество и отвечайте честно! Кроме вас, ваши ответы больше никто не увидит. Суть теста — выяснить правду не для коллег или начальника, а для самого себя.

Узнав правду, вы почувствуете большое облегчение. Какой бы ни был результат, вам гарантирован покой. А поскольку вы теперь знаете свои проблемы, книга поможет вам найти их решение. Получив правдивую оценку качества вашей работы, мы тщательно проанализируем тревожный вопрос, который звенит у вас в ушах: «Дело во мне или в них?»

Но сначала вам необходимо быть предельно честным с самим собой… прямо сейчас.

ОБЪЕКТИВНАЯ ПРОВЕРКА

Искаженный взгляд на качество своей работы ставит вас в неблагоприятное положение. Иногда мы отрицаем свои промахи, а иногда так злимся на себя, что не видим собственных сильных сторон. Если вы чувствуете в себе достаточно мужества и хотите моментально услышать честное мнение о вашем отношении к работе, попросите коллегу, которому вы доверяете, или вашего руководителя ответить на первые семь вопросов этого теста. Сравните свои ответы, чтобы увидеть, где расходятся ваши точки зрения.

1. Когда вы перегружены работой, способны ли вы с легкостью выбрать первостепенные задачи и сконцентрироваться на них?

2. Предпочитаете ли вы сразу исправлять ошибки, не откладывая все в долгий ящик?

3. Умеете ли вы правильно планировать свои повседневные обязанности?

4. Есть ли у вас общий план дел на день или на неделю, позволяющий вам чувствовать во время работы, что у вас все под контролем?

5. Храните ли вы все бумаги, файлы, информацию о деловых контактах и рабочие материалы в строгом порядке, и они у вас всегда под рукой?

6. Достаточно ли продуктивны и эффективны ваши отношения с коллегами, ассистентами и руководством?

7. Устраивает ли вас существующий баланс между работой и личной жизнью?

8. Четко ли вы представляете себе свои основные служебные обязанности?

9. Есть ли у вас обязанности, при исполнении которых вы чувствуете неуверенность в своих силах?

10. Можете ли вы без чувства вины отложить дела не первостепенной важности?

11. Понимаете ли вы цели своей компании и верите ли в них?

12. Знаете ли вы свои самые ценные качества, что делают вас единственным в своем роде?

13. Нужны ли руководителю от вас именно эти качества?

14. Считаете ли вы, что ваша квалификация соответствует требованиям работы, которую вы выполняете?

Подсчитайте баллы

Теперь переведите дыхание и подсчитайте свои баллы. Полученный результат послужит критерием для начала работы с этой книгой. Периодически повторяйте тестирование, чтобы определить, движетесь ли вы вперед и нужно ли менять приоритеты в работе. А теперь посмотрим результаты.

• 14–30 баллов. Вы тонете в работе. Держитесь. Вы пытаетесь удержать голову над водой, но это получается с трудом. Вам не удается сделать много, и, возможно, вы разочаровали себя, своих коллег, руководителя, семью и друзей. Вы чувствуете себя очень плохо, ваш моральный дух неустойчив, возможно, вы на грани ухода с работы (если не увольнения). Стоп! Немедленно ищите спасения в рекомендациях к навыкам 1 и 4, а остальную книгу изучайте в следующем порядке: навыки 3, 6, 5, 2, 7, 8, 9.

• 31–50 баллов. Вы держитесь на плаву, но находитесь в постоянной борьбе. Первостепенные задания вы выполнили, но менее важные дела (в том числе и ваша личная жизнь) не получают заслуженного внимания. Вы постоянно перегружены, стресс — ваше обычное состояние, кроме того, вы все время в себе сомневаетесь. Следуйте рекомендациям по порядку (навыки 1, 2, 3…), они должны принести вам то облегчение, в котором вы сейчас больше всего нуждаетесь.

• 51–70 баллов. Можете быть спокойны: у вас все в порядке. Вы обладаете отличными организационными навыками и правильно используете время. Люди могут рассчитывать на то, что вы всегда добьетесь желаемого результата. Вас устраивает ваша работа, вы спокойны и уверены в своих способностях. Конечно, вам постоянно приходится изыскивать новые способы, чтобы стать еще более эффективным работником, и новые стратегии, которые помогут удержаться на прежнем уровне. Начните с рекомендаций к навыку 9, а потом обратитесь к другим рекомендациям в том порядке, который вам покажется подходящим. Набирайтесь сил, совершенствуйтесь и повышайте свою квалификацию.

Половина вопросов теста оценивает вашу организованность и производительность вашего труда. Производительность труда — основной показатель любой работы. В больших и малых, некоммерческих и коммерческих компаниях главное, чтобы работа была выполнена. Но давайте уточним: высокая производительность труда нужна не только работодателю; выполненная работа доставляет удовольствие и вам. Невыполнение заданий повергает вас в уныние. Но очень приятно осознавать, что вы прекрасно справились с работой.

Не слишком ли много времени вы проводите в Интернете, посещаете совершенно ненужные собрания, исправляете ошибки других людей, выполняете объемную бумажную работу? Сколько времени у вас отнимают чересчур говорливые коллеги, налаживание компьютера (или ожидание, когда это сделает мастер), поиски положенного не на место документа или телефонных номеров?

Чему бы вы хотели чаще уделять внимание? При откладывании каких дел у вас появляется чувство вины?

Например, может быть, вы хотите тратить больше времени на организацию нового бизнеса, а не на руководство подчиненными. Или выполнять краткосрочные задания и никогда не возвращаться к долгосрочным проектам. Какая работа у вас накапливается, пока вы стараетесь преодолеть кризисные ситуации или занимаетесь другими задачами?

Ни для кого не секрет, что современный объем работы часто превышает наши возможности. Важно определить, действительно ли те дела, которые вы откладываете в сторону, необязательны или все-таки они оказывают влияние на результаты деятельности компании и на качество вашей работы.

Если вы набрали небольшое количество баллов при ответе на 1, 2, 3, 4, 5, 10 или 14 вопросы, производительность вашего труда не на высоте. Что вам мешает?

ДЕЛО МОЖЕТ БЫТЬ В ВАС, ЕСЛИ…

• Вы неправильно планируете выполнение задач.

• При выполнении некоторых задач вы теряете уверенность в себе.

• Вы неспособны правильно расставить приоритеты.

• Вы склонны к педантизму.

• Вы чувствуете вину, отвечая «нет».

• Вы тяготеете к краткосрочным, легким заданиям.

• Вы затрудняетесь оценить, сколько времени понадобится на выполнение того или иного задания.

• Вы дезорганизованы.

• Вы начинаете одновременно много дел, но не заканчиваете ни одного.

ВОЗМОЖНО, ВИНОВАТЫ ОНИ, ЕСЛИ…

• Ваш руководитель или коллеги постоянно находятся в состоянии перемен.

• Ваш руководитель педант.

• Корпоративная культура базируется на страхе.

• Компания не укомплектована, и вы вынуждены брать на себя дополнительную нагрузку.

• Коллеги не выполняют свою часть работы.

• Собрания проводятся непродуктивно.

• Вам не хватает рабочих материалов или руководства начальства.

• На вас возложен слишком большой объем работы.

• Вы работаете в окружении, где вам постоянно мешают.

ВАМ НЕОБХОДИМО ОСВОИТЬ НАВЫКИ

• Навык 3. Выбирайте самые важные задачи.

• Навык 4. Планируйте сроки завершения работы.

• Навык 5. Контролируйте незапланированные перерывы в работе.

• Навык 6. Соответствуйте скорости перемен.

Остальные вопросы вышеприведенного теста корректируют ваше отношение к работе: насколько вам близка компания, понимаете ли вы и принимаете ли миссию компании, насколько прочны ваши взаимоотношения с другими сотрудниками и удовлетворены ли вы балансом между работой и личной жизнью.

Качество работы зависит от вашей самооценки и уверенности в том, что работа дает вам шанс внести свой вклад в общее дело. Если ежедневная работа позволяет вам демонстрировать свой талант и сильные стороны, вы чувствуете удовлетворение, востребованность и имеете возможность контролировать ситуацию.

Знаете ли вы, каков ваш самый ценный вклад в работу? Каждый человек привносит в свое дело талант, знания, опыт, мастерство и стиль. Можете ли вы определить, что отличает вас от ваших коллег? Почему работодатель выбрал именно вас? Возможно, вы обладаете незаурядными знаниями в области техники? Или у вас уникальный опыт? Вы готовы работать по гибкому графику? Что потеряет компания, если вы уйдете? Другими словами, что делает вас уникальным?

Ответьте на главный вопрос: дает ли ваш самый ценный вклад именно то, что нужно работодателю? Это достаточно резкий, но очень важный вопрос. Не то, что вам кажется нужным, а то, что ему действительно нужно. Почувствуйте разницу. Если вы пытаетесь получить признание за какое-нибудь достижение, а его игнорируют или даже выражают недовольство, то, увы, ответ отрицательный.

Самое неприятное на работе — когда ваши таланты, знания и опыт оказываются не тем, что требуется, ценится или ожидается.

Не испытываете ли вы необходимости в повышении квалификации? Уделяете ли этому время? Возможно, у вас складываются прекрасные отношения с людьми, но вы не можете подружиться с цифрами? Или вы сильны в «мозговой атаке», но не способны завершить работу в срок? Намекали ли вам о необходимости повышения квалификации, или это пока еще ваш маленький секрет? Будьте честны с собой. Как бы трудно и больно не было вначале, узнав правду и взвесив все факты, вы почувствуете облегчение и получите шанс что-то изменить, например, попросить помощи или поддержки. А может быть, передать задание более квалифицированному коллеге. Но не обращать внимания, отрицать или пытаться скрыть свою слабость нельзя, так как это может вызвать к вам недоверие, а вас сделать неуверенным в себе человеком.

Еще один важный вопрос: способны ли вы четко обозначить ваши основные обязанности и разделить их на несколько категорий? Например, продавец проявляет инициативу, подготавливает контракты, дает советы клиентам, составляет отчеты. Офисный работник координирует деловые поездки, составляет ежедневное расписание, пишет письма, отвечает на телефонные звонки.

Имейте в виду, что должностные обязанности и задачи — это не одно и то же. Телефонные звонки, электронная почта и посещение собраний не являются должностными обязанностями, это простые задачи, которые мы выполняем в процессе работы.

Чем удачнее вы раскрываете свои таланты, повышаете самооценку, получаете опыт и находите время для личной жизни, тем счастливее вы становитесь.

Если вы поставили себе низкие баллы, отвечая на вопросы 6, 7, 8, 9, 11, 12 или 13, у вас проблемы с отношением к работе. Что вас сдерживает?

ДЕЛО МОЖЕТ БЫТЬ В ВАС, ЕСЛИ…

• У вас отсутствует видение всей картины в целом. Вы попали в сети ежедневных мелочей.

• Вам не нравятся ваши обязанности. Вы чувствуете себя жертвой. Вы боитесь заявить о себе.

• У вас отсутствует уверенность в себе.

• Вы не способны оценить собственные возможности.

• Вы выбрали неподходящую работу.

• У вас недостаточно способностей.

• Вы чувствуете вину, когда отрываетесь от работы.

ДЕЛО МОЖЕТ БЫТЬ В НИХ, ЕСЛИ…

• Ваши должностные инструкции постоянно меняются.

• Ваша компания находится в процессе перемен.

• В вашей отрасли происходят изменения.

• Ваш начальник забывает, что просил вас сделать.

• Ваш начальник не отличается общительностью и не идет на обратную связь.

• Результаты вашей деятельности оцениваются несправедливо.

• Руководитель или культура компании слишком строги.

• Цели компании отличаются от ваших целей.

• В управлении произошли перемены.

• Ваша компания предъявляет завышенные требования.

• Дисциплина в компании неоправданно жесткая.

• Осуществляется давление со стороны руководства.

• Организация труда в компании плохо продумана.

ВАМ НЕОБХОДИМО ОСВОИТЬ НАВЫКИ

• Навык 1. Создайте баланс между работой и частной жизнью.

• Навык 2. Развивайте предпринимательское мышление.

• Навык 7. Учитесь правильно распределять обязанности.

• Навык 8. Учитесь ладить с другими людьми.

• Навык 9. Повышайте уровень своей самооценки.

Итак, что требуется для улучшения результатов тестирования? Подняться на более высокую ступень? Полностью отказаться от личной жизни?

Должны ли вы, приходя в офис, отказываться от личной жизни? Конечно, нет. Здесь мы имеем дело с взаимовыгодным процессом: те же самые качества, за которые вас ценят в компании, позволяют вам получать удовольствие от работы и не отказываться от личной жизни. Все сводится к девяти навыкам, представленным в этой книге.

В чем бы ни была причина — во внутренних или во внешних факторах — у вас все должно быть под контролем. Если проблема в вас, то необходимо изменить привычки или подход к работе. Если в них, то вам следует перестать сражаться с реальностью и найти выход. Очень важно определить, в ком же все-таки дело, чтобы вы могли выделить проблему и быстро найти эффективное решение.

По мере выполнения советов проводите повторное тестирование и отслеживайте, как растет количество баллов и как оно соотносится с вашими успехами в работе. Наберитесь мужества, установите доброжелательные отношения с коллегами, выделите время для личной жизни, стремитесь к достижению целей в карьере и начинайте двигаться вперед.

Езда на велосипеде или умение пользоваться компьютерной программой — это навыки, которыми можно овладеть. Подобные навыки могут улучшить ваше положение на работе и, что еще более важно, позволят вам почувствовать себя счастливым и находиться в полном согласии с работой.

Итак, давайте продолжим движение наверх. Лучше всего начать с изменения подхода к работе и тех старых моделей поведения, которыми вы пользовались в течение многих лет и которые сегодня потеряли свою актуальность.

Пришло время усовершенствовать тот набор навыков, который поможет вам выжить и преуспеть в новом, требующим напряжения, но волнующем деловом мире.

Приступим.