"Логистика. Конспект лекций" - читать интересную книгу автора (Н. Н. Шаш, К. А. Азимов, А. Ю. Шепелева)

3.1. Значение информационной логистики

Движение материальных потоков и его результаты зависят от движения связанных с ними информационных потоков.

Экономическая информация – совокупность функционирующих в экономических объектах сведений (об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг), которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать и использовать для осуществления таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ, регулирование и др.

Логистическая информация – это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации.

Без своевременного обмена информацией невозможно осуществление логистической деятельности. Информация способствует скоординированности работы подразделений. Ни одно из направлений логистики не смогло бы выполнять свои задачи, если бы не имело необходимой информации.

Логистические исследования, представляющие собой систематический сбор и анализ данных по проблемам товародвижения, являются незаменимым средством для принятия эффективных управленческих решений.

Изучение информации, как функция управления предприятием в условиях рынка, дает проверенные практикой рецепты выхода с минимальными рисками на положительные коммерческие результаты логистической деятельности. Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

• получать конкурентные преимущества;

• снижать финансовый риск;

• определять отношение покупателей;

• обосновывать интуитивные решения;

• повышать эффективность деятельности;

• следить за внешней средой;

• координировать стратегию;

• повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Необходимость в получении более обширной информации обусловлена:

• переходом от традиционного подхода к управлению материальным потоком, когда составные части системы действовали разрозненно, к новой, логистической, в которой цели каждого структурного подразделения подчинены общей цели всего предприятия;

• переходом от рынка продавца к рынку покупателя;

• переходом от конкуренции в ценах к неценовой конкуренции (развитие логистического сервиса) и т. д.

Информация используется во всех направлениях логистической деятельности.

Потребность в информации возникает уже на стадии планирования основных логистических процессов. Для этого используют данные об основных результатах деятельности в периодах, предшествующих прогнозируемому, и об основных направлениях развития налоговых и правовых отношений в обществе в качестве сдерживающих или стимулирующих факторов. Эти данные дают возможность наметить основные направления логистической стратегии.

На этапе закупок используется информация о поставщиках, выпускаемых товарах, новинках. Здесь информация, поступающая извне, помогает выбрать лучшего поставщика. Информация, поступающая из микрологистической системы, позволяет исходя из данных о наличии запасов, производственных мощностей и финансовой устойчивости предприятия грамотно сформулировать заявку на материалы, сырье и полуфабрикаты. Обмен информацией между предприятиями-партнерами позволяет достичь договоренности об условиях и сроках поставки.

Большое значение имеет информация и при транспортировке продукции. На основе имеющихся данных предприятие имеет возможность определить тип и вид транспортного средства, соответствующего перевозимому грузу, выбрать экспедиционную фирму с оптимальными тарифами. Крайне важна здесь нормативно-правовая информация, так как все виды перевозок, как внутренних, так и внешних, подчиняются целому ряду законодательных актов. Кроме того, наличие информации о перевозимом грузе позволяет создать оптимальные условия для его транспортировки, грамотно организовать погрузочно-разгрузочные работы. Сопоставление товаросопроводительной документации с информацией о фактическом состоянии груза в момент прибытия дает основания для предъявления претензий и др.

При организации систем складирования используют данные экономических расчетов о развитии складской сети; нормативные, санитарно-гигиенические требования, предъявляемые к организации складских процессов. Кроме того, своевременно полученная информация о фактическом состоянии запасов способствует расчету оптимального количества запасов, а также созданию условий для обеспечения их сохранности, предотвращения хищений и порчи товара.

При работе с покупателями задача информации – создать представление о потенциальном рынке сбыта и каналах распределения готовой продукции.

Система логистической информации – это постоянно действующая система сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее в целях совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля над исполнением логистических мероприятий.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутренняя отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности. Чаще всего используют:

• форму № 1 «Баланс предприятия»;

• форму № 2 «Отчет о прибылях и убытках»;

• справки к форме № 2 «Справка к отчету о финансовых результатах и их использовании»;

• форму № 5 «Приложения к балансу предприятия».

Для анализа деятельности предприятия составляют аналитический баланс, определяют текущие показатели, такие как ликвидность, финансовая устойчивость и эффективность производства. Затем эти показатели сравнивают с нормативными, делают прогноз вероятности банкротства и оценивают кредитоспособность предприятия. Далее устанавливают, возможно ли развитие предприятия при существующей концепции логистики или требуется разработка новой.

Кроме данных бухгалтерского учета и финансового анализа используют договоры поставки, сведения об исполнении договоров партнерами по хозяйственным связям, результаты ранее проводимых анализов, деловую корреспонденцию предприятия, протоколы заседаний по вопросам осуществления логистической деятельности.

Большое значение для внутренней информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

Система сбора внешней информации включает в себя:

• статистические ежегодники по Российской Федерации;

• статистическую информацию по области, региону;

• сообщения союзов предпринимателей;

• информацию отраслей;

• сообщения бирж;

• информацию банков;

• новости о состоянии производства, заготовок, торговли;

• репортажи об экономических событиях;

• газеты бесплатных объявлений и пр.

Источниками внешней информации также являются беседы с поставщиками, клиентами, посредниками, сотрудниками. В ходе анализа внешней информации можно выявить основные тенденции развития отраслей промышленности и торговли; изменения в законодательстве, способные оказать существенное влияние как на организацию взаимоотношений с партнерами, так и на внутренние логистические процессы, такие как подбор персонала, калькуляция затрат, выбор месторасположения предприятия и системы складов, организацию торгово-технологических процессов и пр.; теорию и практику внедрения логистических методов управления на других отечественных и зарубежных предприятиях. Наличие полной информации позволяет более эффективно решать проблемы выбора поставщиков, заказчиков, перевозчиков, посредников и др.

Внутренняя и внешняя информация может носить различный характер в зависимости от периодичности возникновения, назначения и отношения к обработке.

По периодичности возникновения информацию делят на постоянную, переменную и эпизодическую.

Постоянная информация отражает неизменные на протяжении длительного времени факторы макрологистической среды.

Переменная информация – это фактические качественные и количественные характеристики функционирования объекта логистики.

Эпизодическая информация формируется по мере надобности, когда нужно решить ту или иную логистическую проблему.

По назначению информация делится на справочную, рекомендательную, нормативную, сигнальную.

Справочная информация носит ознакомительный характер, отражает относительно стабильные признаки объектов логистики и представляется в виде системы справочников, касающихся предприятий, технико-эксплуатационных характеристик продукции, цен, тарифов и т. п.

Рекомендательная информация формируется на основе специального анализа логистических систем или сведений, публикуемых в печатных изданиях. Она содержит прогнозы продаж товаров, приоритеты выбора целевых рынков, фирм-поставщиков, агентов-посредников и т. д.

Нормативная информация формируется в основном в производственной сфере и включает в себя нормы и нормативы различных элементов производства, а также нормативные законодательные акты.

Сигнальная информация возникает обычно в ходе появления отклонений фактического поведения объектов логистической деятельности от запланированного. После выявления причин отклонений для их устранения выполняются соответствующие мероприятия, отражаемые в регулирующей информации.

Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток – это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

1) в зависимости от вида связываемых потоком систем – горизонтальный и вертикальный;

2) в зависимости от места прохождения – внешний и внутренний;

3) в зависимости от направления по отношению к логистической системе – входной и выходной.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

• опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

• вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• источник возникновения;

• направление движения потока;

• скорость передачи и приема;

• интенсивность потока и др.

В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками.

Преимущества применения автоматизированных информационных систем:

1) компьютеризированная обработка данных процедур закупки сокращает ручную обработку до минимума. Это уменьшает число возможных ошибок и сокращает время обработки;

2) учетная информация становится более точной и доступной по первому требованию. Это обеспечивает лучшую подготовку переговоров, лучшие цены и качество;

3) облегчается обработка большого объема данных;

4) оперативная деятельность улучшается благодаря наличию оперативных данных и улучшенному контролю над операциями.

Требования к автоматизированным информационным системам:

1) масштабируемость – способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;

2) распределенность – способность системы обеспечивать совместную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия;

3) модульность – способность системы предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных модулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы, транспорт).

Основные задачи информационной системы:

1) непрерывное обеспечение достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа и структуре общих затрат;

2) реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

3) обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

4) обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;

5) обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;

• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица – бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт – это часть машинного слова, состоящая из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ. Применяются также производные единицы количества информации: килобайт, мегабайт и гигабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• числом обрабатываемых или передаваемых документов;

• суммарным числом документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистические информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Рассмотрим в качестве примера структуру совокупного информационного потока в крупном магазине продовольственных товаров. Основную часть общего объема обращающейся здесь информации (более 50 %) составляет информация, поступающая в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называемые товарно-сопроводительные документы, которые в соответствии с приведенными выше определениями образуют входящий информационный поток.

Логистические операции в магазине не ограничиваются получением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри магазина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20 %.

В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в магазине информации может составлять информация, необходимая для контроля и управления логистическими операциями. На производственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительней.

В дальнейшем вместо термина «логистический информационный поток» мы будем пользоваться термином «информационный поток», не забывая при этом о его логистическом содержании.

Письменным подтверждением факта совершения логистической операции является документ.

Документ – письменный акт установленной формы, составленный компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Виды документов:

1) первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

2) вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.). Движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки – это документооборот. Грамотная организация документооборота способствует усилению информационной готовности предприятия.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа и рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.