"SAP Business One. Строим эффективный бизнес" - читать интересную книгу автора (Елашкин Михаил)

Михаил Елашкин SAP Business One. Строим эффективный бизнес ОТ АВТОРАКАКИМ Я ВИЖУ ЧИТАТЕЛЯ ЭТОЙ КНИГИ?ГЛАВА 01 МАЛЫЙ И СРЕДНИЙ БИЗНЕС В РОССИИ ГЛАВА 02 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В МАЛОМ И СРЕДНЕМ БИЗНЕСЕ ГЛАВА 03 КРИТЕРИИ ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ГЛАВА 04 УПРАВЛЕНИЕ ГЛАВА 05 MRP, CRM, ERP И ДРУГИЕ СТРАШНЫЕ ТРЕХБУКВЕННЫЕ СЛОВА ГЛАВА 06 О КОМПАНИИ SAP, ЕЕ ПРОДУКТАХ, УСЛУГАХ, ПАРТНЕРАХ И ОПЫТЕ РАБОТЫ В РОССИИ ГЛАВА 07 ГЕРОИ НАШЕГО ПОВЕСТВОВАНИЯГЛАВА 08 ДЕЛАЕМ ВЫБОР ГЛАВА 09 ВНЕДРЕНИЕ ГЛАВА 10 КАК ЭТО РАБОТАЕТ?ГЛАВА 11 РАБОТА НАД ОШИБКАМИ И ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕЗАКЛЮЧЕНИЕ

ГЛАВА 03 КРИТЕРИИ ВЫБОРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Проработав в области информационных технологий более 10 лет, начинаешь забывать, что еще далеко не все люди на Земле занимаются компьютерными технологиями. Есть немало тех, кто не очень разбирается в этом вопросе, но замечательно управляет бизнесом, продает товары, обеспечивает работу предприятия и его сотрудников. Работая с крупными заказчиками, этого не замечаешь так как крупные компании обычно имеют в своем составе отделы информационных технологий, специалистов и директоров ИТ или CIO. Однако если вернуться с небес на землю и посмотреть на отечественные малые и средние предприятия, то их «информационная готовность» очень невелика. Фактически знания людей находятся на уровне минимальных офисных или бухгалтерских приложений. Понимание того, что информационные технологии — это инфраструктурное решение, а также управление проектами и жизненным циклом информации и другие стандартные на западе концепции еще мало знакомы руководителям и владельцам небольших компаний. Бизнес в России пока слишком молод, чтобы впитать эти идеи с молоком матери, а в институтах большей части сегодняшних бизнесменов читали, скорее всего, курс Истории КПСС, а не бизнес-теории и управление проектами. Тем не менее, построив свой бизнес безо всяких теорий, они доказали свою исключительно высокую способность обучаться и принимать самостоятельные решения, быстро освоив на практике основные экономические концепции. Такая приспособляемость позволяет надеяться, что для понимания смысла и принципов применения компьютерных технологий этим людям нужен не курс университета, а небольшой ликбез. Но при этом необходимо дать объяснение, почему следует поступать так или иначе и как это связано с реальными потребностями их компании. Причем курс должен быть максимально конкретный и как можно ближе связанный с реалиями отечественного бизнеса.

В области информационных технологий такой «ликбез» в первую очередь связан с пониманием того, что все информационные технологии являются инфраструктурой, то есть лежат в основе бизнеса и обеспечивают его работоспособность. При этом необходимо понимать, что информационные системы являются одними из наиболее сложных человеческих творений число взаимных связей, условных переходов, зависимостей очень велико — по некоторым расчетам сложность инфраструктуры даже небольшого предприятия сравнима со сложностью проекта полета на Луну. И хотя сложности в основном скрыты от пользователя или администратора, но они все же являются потенциальными угрозами работоспособности системы в случае неправильной эксплуатации. Этой угрозой нельзя пренебрегать, но она не означает невозможности использования информационных систем в принципе. За время существования отрасли были выработаны основные принципы, позволяющие получить высокую отдачу от применения компьютерных технологий. Одним из таких главных базовых принципов является принцип «системности» подхода. Сущность этого подхода заключается в простых правилах.

1. Поймите, что вы хотите получить от автоматизации.

Классическая ошибка автоматизации — внедрять компьютерные технологии только потому, что сейчас все используют компьютеры. Информационные технологии действительно в большинстве случаев приносят отдачу в виде экономии средств или конкурентных преимуществ, но, во-первых, может оказаться, что есть более выгодные способы потратить деньги, а во-вторых, неудачные проекты не приносят прибыли вообще.

Дело в том, что многие неспециалисты относятся к компьютерам как к существам, обладающим собственной волей и разумом. Приходилось ли вам слышать «я все делаю как обычно, а он (принтер компьютер, MS Word) не печатает»? При этом пользователь искренне уверен, что компьютер способен на что-то большее, чем просто стабильно одинаковая реакция на одинаковые действия пользователя заложенная программистами. Он верит, что «уж я-то делаю все правильно, а вот он...». В таких случаях мне не раз приходилось убеждать пользователя что компьютеры «не обладают злой волей».

Оборотной стороной веры в «разумность» компьютера является вера в его непогрешимость. Я столько раз слышал, как сотрудники компаний, когда им показывали на ошибки, с недоумением восклицали: «Но это же компьютер! Он не может ошибаться!» Вера в безгрешность компьютера лежит в основе популярности всевозможных «методик похудания» и других подобных афер. Выдаваемые компьютером рекомендации воспринимаются потребителями как истина в последней инстанции — еще бы, ведь их «выдал компьютер!», который по определению «беспристрастный и объективный». Не нужно говорить о том, что компьютер в таких случаях выдает всего лишь формальную реакцию, заложенную программистом, но не решает, существует ли связь между, скажем, группой крови и наилучшей диетой или фазами луны и уплатой налогов.

На самом деле информационные системы — это всего лишь инструмент. Если вы уверены, что планирование закупок на основании анализа прошлых продаж способно увеличить эффективность вашего бизнеса, и знаете, как воспользоваться этой информацией, то даже простейшие программы этого класса способны принести серьезную прибыль. Если же вы не можете это сделать или если ваш бизнес не дает достаточно статистики (скажем, у вас антикварный салон, где происходят единичные и почти случайные продажи), то даже самые дорогие и сложные системы, использующие элементы искусственного интеллекта, не помогут вам в анализе данных, и деньги просто будут выброшены на ветер.

Безусловно, невозможно дать 100% гарантию совпадения планов и их исполнения, но отсутствие четкого понимания цели погубило больше проектов, чем ошибки в реализации. Человек, принимающий решения, должен четко представлять, что бы он хотел получить в результате исполнения этого решения. Неплохо было бы еще, чтобы он был в состоянии объяснить это исполнителям, но, увы в мире нет совершенства, а стоимость консультантов и специалистов по внедрению сложных систем так велика еще и потому, что они профессионально обучены понимать плохо сформулированные пожелания заказчиков.

2. Установите границы затрат (не только денежных), которые вы готовы понести для решения поставленной задачи.

Проведенное в 1994 году исследование Standish Group показало, что только 16% проектов в области разработки программного обеспечения оказались успешными, в то время как 31% проектов закончился провалом, а 53% имели серьезные проблемы. Это был шок для компьютерной индустрии! Каждый руководитель знал, что многие проекты в его компании проваливаются, выполняются не в срок или требуют гораздо больше ресурсов, чем планировалось, но каждый считал, что это только его проблема, и скрывал ее от остальных, чтобы не прослыть неудачником, неспособным достигать поставленных целей. А оказалось что это общая ситуация!

К чести бизнеса вообще и компьютерных технологий в частности, обнаруженная проблема обычно долго не «живет». На нее наваливаются всем миром и находят решение. Были разработаны специальные методики управления проектами, позволившие увеличить число успешных проектов до 29% в 2004 году. При этом средний перерасход денег на проекты снизился со 180% в 1994 году до 56% в 2004, а задержка исполнения — со 164% до 84%. Эти цифры характеризуют проекты, где программное обеспечение для выполнения каких-либо бизнес-задач разрабатывалось с нуля, но аналогичные проблемы, правда, в меньших масштабах, существуют и для внедрения готовых продуктов. Во многом это связано с тем, что большая часть ИТ проектов достаточно сложна и очень непросто оценить все затраты и сложности на уровне планирования. Однако бывают ситуации, когда проект затягивается и превращается в «долгострой». В такой ситуации сложнее всего закрыть такие проекты, списав вложенные в него ресурсы. Думаю, что вам знакома ситуация ожидания автобуса, когда, прождав его полчаса, вы уже почти физически не можете изменить планы — «вы уже столько ждали, если сейчас все бросить, то окажется, что все напрасно?» Именно поэтому важно определить, какие сроки, затраты и результаты вы считаете приемлемыми для проекта, и строго следовать этим решениям.

3. Тщательно продумывайте свои действия. Чаще задавайте вопрос — «зачем?»

Информационные технологии, пожалуй, — одна из наиболее идеологизированных областей человеческой деятельности. Трудно себе представить, чтобы два лесоруба в автобусе на повышенных тонах спорили о достоинствах и недостатках электрических и бензиновых пил с такой страстью, с какой два подростка ругаются по поводу достоинств и недостатков процессоров Intel или AMD. Информационные технологии, пришедшие в нашу жизнь из научных лабораторий и университетов, создали ощущение, что все мы причастны к новому, невероятно привлекательному и передовому явлению.

В этой индустрии работают очень грамотные и талантливые маркетологи, которые оценили влияние «техномегаломании» на бизнес и активно используют ее в продажах. В результате очень сложно отказаться от очередной замечательной технологии, которая, конечно, превосходит все существовавшие раньше лучше, чем у конкурентов и разве что «крестиком вышивать не умеет». Технологические новинки, безусловно, очень важны, но часто они не являются жизненно необходимыми в настоящий момент.

Один из моих коллег по работе в компьютерном бизнесе, Николай Зезюлинский, заслужил репутацию очень жесткого и въедливого менеджера среди своих коллег. На самом деле весь секрет его работы в том, что он не стесняется задать вопрос «А зачем?» Причем не удовлетворяется «псевдонаучными» или «ультрамаркетинговыми» объяснениями, а, внимательно выслушав их, просит перевести их на простой русский язык — причем он прекрасно владеет английским, но требование перевести на русский часто приводит к неожиданному эффекту. Оказывается, что «глубинные интервью» — это всего лишь подробный разговор со специалистом, и таинственные трехбуквенные аббревиатуры имеют простую расшифровку, но об этом еще будет отдельная глава в этой книге. Так вот, заставив объяснить простыми словами, что планируют делать его подчиненные или поставщики решений, он снова задет вопрос «А зачем это?» — и так до тех пор, пока не поймет, как работает эта программа или этот участок бизнеса. Такое поведение достаточно сложно воспроизвести потому, что когда вам «выливают» очередную порцию тарабарщины и уверенно глядят в лицо так, что вам становится стыдно, что вы этого не поняли, очень сложно действительно проявить характер, попросить объяснить еще раз и попроще и, наконец, ответить на главный вопрос: «А зачем?»

Между тем сущность практически всех технологий и бизнес-методов исключительно проста и может быть легко выражена в нескольких словах, а сложные конструкции часто говорят о том, что их автор либо сам слабо представляет взаимосвязь различных компонентов технологии, либо нарочно прячет проблемы или отсутствие новизны за сложностями объяснения.

Очень интересно описана такая ситуация в романе Даниила Гранина «Искатели», когда изобретатель приходит к известному ученому за помощью в расчетах и пытается нарисовать ему все на бумаге, а тот просит все рассказать на словах.

Конечно, не всегда, когда вам не могут просто и понятно объяснить свое предложение или технологию, вас обманывают или некомпетентны в этой области. В конце концов, не всякий водопроводчик должен знать гидродинамику и теорему Гаусса-Острог-радского. И если бы успешными были только ясные и простые проекты, то Адам бы никогда не покинул рая, поддавшись на маркетинговые уловки змея. Но стремиться к простоте и ясности необходимо.

4. «Зоопарк» — это плохо!

Очень давно, когда я еще только пришел в компьютерные технологии, мы делали один проект для нашего немецкого партнера. Это была разработка обучающей программы по химии, в которой были сотни разделов, статей, рисунков, таблиц и другой информации, разбитых логично для химика, но не очень логично для программиста. Владелец нашей компании Дима Пашков ничего не понимал в химии, да и программистом он был не очень сильным, но он обладал врожденным чутьем, позволявшим ему выпускать проекты, понятные любому пользователю. При этом он пользовался только одним словом для обозначения некачественного продукта — «несистемненько». Скажем, если раздел 2.1.7 был по объему в 5 раз больше раздела 4.9.2 и содержал не только текст, но и картинки, то мы сразу слышали от него: «несистемненько». То есть работать, может, и будет, и проблему решает, но некрасиво и нелогично. А где некрасиво и нелогично, там потенциально гнездятся будущие проблемы. Недаром рассказывают историю про авиаконструктора, который мог предсказать, полетит или не полетит самолет, который пока существовал только в виде модели. И критерий был прост: хорошо летают только красивые самолеты.

И в случае с нашими обучающими программами, и в случае с самолетами постфактум можно найти логичное и научное объяснение, почему случилась неудача, но понятие «системности», «красоты» или другие подобные критерии, выработанные опытом, позволяют оценить проект на ранней стадии и принять правильное решение, еще не затратив большого количества ресурсов.

Одним из таких признаков, известных большинству специалистов, является «кусочная автоматизация», которую большинство специалистов называет «зоопарк» «Зоопарк» — это состояние информационной системы с хаотичным набором прикладных программ, операционных систем, аппаратного обеспечения, способов обмена данными и так далее. Обычно такая ситуация является унаследованной от тех времен, когда какую-то задачу было необходимо срочно решить, причем времени на это давали очень мало, средств еще меньше, а что будет завтра, никого не волновало, тем более что в том наступит ли завтра, в этой компании не были уверены не только исполнители, но и владельцы и управляющие компанией. Такая ситуация была особенно характерна для первых лет «развития капитализма в России», но нередко встречается и сегодня в тех случаях, когда хотят сделать что-то как можно дешевле и быстрее, не думая о будущем и о стоимости владения.

Главная проблема таких систем не в том, что это «не красиво», а в том, что такая система способна функционировать только в тех условиях, которые ее породили: неуверенности в завтрашнем дне, при высокой марже и высоких рисках одновременно, отсутствии хороших технических специалистов и общей компьютерной безграмотности.

Высокие риски эпохи «первоначального накопления капитала» не способствовали инвестициям в информационные технологии. И сегодня многие компании, особенно не в самых богатых регионах, не планируют свое развитие дальше, чем на пару кварталов вперед. По роду своей работы мне часто приходится ездить по стране, и, к сожалению, эта ситуация все еще достаточна распространена. На недавнем круглом столе продавцов компьютерных компаний и крупных зарубежных и отечественных производителей в Новосибирске многие продавцы из небольших городов говорили о том, что их потребители мыслят только в категориях одной-двух крупных сделок и стараются заплатить сегодня как можно меньше, даже понимая, что это абсолютно неэффективно в долговременном плане. Является ли это экономией, мы обсудим несколькими правилами ниже, а пока лишь отметим, что такая идеология ведет к тому, что каждая возникшая проблема решается наиболее дешевым и быстрым способом. Обычно это означает, что решение далеко не самое лучшее. Конечно, левши на Руси не перевелись, но информационные технологии настолько стремительно прогрессируют, что вчерашние решения сегодня могут никуда не годиться. В первую очередь, недостатки кусочной автоматизации проявляются в невозможности интегрировать различные приложения и задачи. Между тем по настоящему эффективной информационная система становится, когда она позволяет обмениваться информацией различным системам и пользователям. Именно в этом случае наступает то, что называется «синергетическим эффектом» — т.е. совместное использование различных систем и совместная работа пользователей позволяет достичь того эффекта, который был недоступен без такой интеграции.

Кстати, одно из определений «системы» заключается в том, что система отличается от суммы компонентов появлением дополнительных возможностей. Как тут не вспомнить «несистемненько» моего первого бизнес-руководителя! До реальной интеграции тогда было еще далеко, но его понимание сущности систем было готово к появлению таких систем. В целом интеграция сегодня является настолько базовым принципом любой информационной системы, что он кажется самоочевидным всем Может быть, за исключением тех руководителей, которые по-прежнему пользуются «зоопарком».

5. Не позволяйте лучшему победить хорошее.

Как известно, лучшее — это враг хорошего. Это утверждение особенно актуально в области информационных технологий, где новые технологии и системы появляются с завидной регулярностью. В результате у многих покупателей, особенно в области персональных компьютеров или мобильных устройств, возникает психологическая проблема: только что купленные ими системы стремительно устаревают и падают в цене. И наступает ощущение, что если немного подождать, то можно будет купить такое же устройство дешевле либо купить за эти же деньги гораздо более совершенное устройство. Тогда покупатель либо попадает в вечный цикл ожидания, так как новые возможности появляются постоянно, либо испытывает сильный дискомфорт, оттого что его инвестиции столь стремительно устаревают. Эта ситуация снова напоминает Алису Льюиса Кэррола, где для того, чтобы остаться на месте, приходилось бежать изо всех сил. Оптимальной стратегией в этом случае является выбор решения, удовлетворяющего некоторому уровню потребностей на ближайшее будущее с возможностью последующей модернизации и интеграции с другими системами.

6. Бесплатный сыр бывает только в мышеловке.

Вернемся к тому, на чем мы закончили предыдущую главу. Существующее деление рынка на крупный, средний и мелкий имеет под собой достаточно оснований. И дело не в том, что размеры операций на этом рынке или оборот компаний различаются между собой. В конце концов, серверу или системе управления базами данных безразличны суммы платежей, проходящих через них. Деление на рынки по объему компаний в значительной степени отражает именно психологию поведения и стиль ведения бизнеса, характерный для этих уровней.

Характерной особенностью крупных компаний является их ориентация на результат, планирование операций на длительное время, повышенное внимание к инфраструктуре и обеспечению операций. Эти компании больше ориентируются на качество работ и сервисов, стараясь минимизировать затраты. Но при этом затраты не являются единственным или доминирующим критерием выбора.

Малые предприятия в первую очередь ориентируются именно на стоимость решения. Отсутствие в их штате высокопрофессиональных специалистов не позволяет им свободно ориентироваться в мире компьютерных технологий. Эти компании очень часто слабо или кусочно автоматизированы. Компании среднего размера чаще всего получаются при росте небольших компаний. Вариант перехода в более низкий класс из крупных компаний не так заметен именно в связи с тем, что крупных компаний вообще не много по сравнению с малыми, и даже если некоторая часть совершит такой переход, то их доля будет много меньше.

В связи с тем, что многие средние компании выросли из малых, их поведение двойственно. С одной стороны, они уже хотят качества и сервиса, как большие. С другой — не готовы платить за это адекватные деньги, и психологически ориентированы на максимальное снижение цены. Именно поэтому большинство поставщиков решений не любят работать с такими компаниями — времени тратится столько же сколько и на крупную продажу, а размер продажи много меньше. Тем не менее, средний бизнес в мировой экономике — это один из основных источников дохода компьютерных корпораций, и отдавать столь лакомый кусочек не хочет ни одна компания. При этом действовать они могут разными способами, но покупатель должен четко понимать — любой товар, любая услуга имеют свою цену. Если вам предложили что-то очень дешево, то нужно задуматься, почему. Нельзя сказать, что дешевизна означает жульничество. Дело в том, что сами программные продукты очень недороги в копировании. То есть основные затраты идут на стадии написания программного обеспечения, маркетинга и продаж. А вот производство дополнительных коробок с софтом очень недорого. В результате стоимость продукта раскладывается на каждую проданную копию, и массовые продукты могут быть дешевле, чем продаваемые мелкой партией, и качество здесь вообще не при чем. А вот техническая поддержка или консалтинг по внедрению всегда требуют дополнительных человеческих и финансовых ресурсов, и здесь «падать в цене» невыгодно. Так что общего правила нет, но всякий раз нужно думать, за счет чего поставщик предлагает продукт дешевле и стоит ли идти на это.

7. Стоимость владения всегда выше цены покупки.

Советская власть поставила своей целью создать новую общность людей — советский народ. Поскольку обычные люди не могли жить в рамках этой теории, то необходимо было сформировать людей с другими базовыми ценностями и принципами поведения. Как всегда, удалось разрушить старое, в данном случае поведенческую модель и жизненный опыт, а вот создать новое получилось не очень хорошо. В результате такой деятельности к началу построения капитализма в отдельно взятой стране большая часть населения имела очень приблизительное представление об экономической модели капитализма: в лучшем случае — на уровне формулы «товар-деньги-товар», а в худшем — на уровне принципов торговли на базаре.

Одной из наиболее характерных черт работы на рынке информационных технологий во второй половине 1990-х годов была борьба с теми «специалистами», которые считали, что «правильное поведение» покупателя заключается в «прессовании» продавца по цене и выбор того поставщика, который даст наименьшую цену.

Большинство таких «покупателей» из сегмента крупного бизнеса либо сошли с гонки, либо быстро поумнели. Сегодня практически не встретишь корпоративного пользователя, который выбирает тот или иной продукт на основании цены лицензии прекрасно понимая, что кроме покупки лицензии будет необходимо потратить средства на внедрение купленного продукта, обучение специалистов и пользователей, его обслуживание и модернизацию. Сегодня на Западе это называют жизненным циклом продукта (lifecycle management) и включают туда все затраты на технологию с начала принятия решения до утилизации его и перехода на новый продукт или технологию.

Для оценки экономического эффекта используются стандартные экономические критерии.

• ТСО — Total Cost of Ownership, или Общая Стоимость Владения, рассчитывается исходя из всех затрат на технологию, включая неявные затраты.

• ROI — Return of Investment — Возврат Инвестиций.

• VCO — Visible Cost of Ownership — Видимая Стоимость Владения, отличающаяся от ТСО тем что в нее входят только прямые затраты, видимые бухгалтерией.

• Время возврата инвестиций — время, за которое прибыль сравняется с начальной стоимостью проекта. Этот параметр — ключевой для оценки рисков и не зависит от размера инвестиций. Чем быстрее возвращаются вложенные деньги, тем выгоднее проект.

В России эти критерии с трудом пробивают себе дорогу, но это связано не с проблемами информационных технологий, а скорее с тем, что даже наиболее продвинутые в бизнесе компании редко выполняют экономические расчеты проектов и увязывают их с бизнесом. За время работы в области информационных технологий я видел классическое экономическое управление ИТ-проектами только в одной организации — в одном из крупных банков, где реализован классический принцип «нулевого бюджета» департамента информационных технологий. Т.е. сам департамент не имеет собственного бюджета и управляет только деньгами, выделенными владельцами бюджетов из бизнес-подразделений на поддержку со стороны ИТ. Но для внедрения такой системы она должна быть становым хребтом всей системы управления компанией — мало реально внедрить эти критерии оценки только для информационных технологий.

Тем не менее понимание того, что начальные инвестиции в технологию или продукт (фактически затраты на покупку) не отражают всех затрат на продукт и скорее являются меньшей частью всех затрат, уже стало базовым в крупных компаниях и организациях, но с трудом приживается в средних и мелких компаниях. Причин этого несколько, и они перечислены выше. Наиболее вероятно, что ключевыми являются неуверенность в стабильности бизнеса и отсутствие опыта управления сложными проектами в этом сегменте рынка. Вряд ли эта книга убедит таких потребителей, что они не правы, но, может быть, она станет той соломинкой, которая ломает спину верблюду. Весь мой опыт и опыт множества моих знакомых и друзей говорит, что бизнес вообще и информационные технологии в частности следует рассматривать как долгосрочный проект, в котором решения, принятые сегодня, могут сработать через много лет, либо вознеся компанию на вершину успеха, либо уничтожив вполне успешное внешне предприятие.

Было бы некорректным говорить, что эти принципы являются уникальными и подходят только для компьютерных технологий в бизнесе — они достаточно универсальны и хорошо описывают базовые ценности в любом нормальном бизнесе. Просто так сложилось, что информационные технологии являются наиболее открытыми и динамически развивающимися и быстро воспринимают наиболее передовые методы ведения бизнеса. Кроме того, область ИТ достаточно открыта для посторонних наблюдателей — именно поэтому здесь так хорошо видны результаты правильных и неправильных действий.

Если же говорить о более специфичных для ИТ принципах принятия решений, то они тоже существуют, и за годы работы в западных корпорациях я столько раз рассказывал о них, что, наверно, разбуди меня ночью и спроси о них, я без запинки смогу перечислить их:

• Масштабируемость

• Надежность

• Управляемость

• Опора на стандарты

У разных компаний этот список может варьироваться и включать дополнительные пункты, но эти базовые принципы присутствуют в любом варианте списка. Рассмотрим их внимательнее.

Масштабируемость подразумевает возможность увеличить необходимую производительность системы как по количеству операций, так и по числу пользователей. Может сложиться впечатление, что обеспечить масштабируемость достаточно просто: необходимо просто купить более мощное и производительное оборудование, и проблема решена. Это верно лишь отчасти — масштабирование наращиванием мощности работает только до определенного уровня или, точнее, до момента «разрыва непрерывности». Например, в свое время ко мне с просьбой помочь им обратилась одна компания, которая использовала некую прикладную программу, написанную в незапамятные времена «на коленке» несколькими программистами. Причем написана она была так, что принципиально не понимала распараллеливания или многопроцессорности, упрямо игнорируя их.

Найти следы этих программистов было уже невозможно, код программы недоступен, а на ней держится работа всей небольшой торговой компании. Обратившийся ко мне директор поинтересовался — что же ему теперь делать? К сожалению, типичный путь — увеличивать число процессоров до двух, а потом и до четырех, — в силу «особенностей мышления» программистов был для него закрыт. Фактически он мог только рассчитывать на увеличение тактовой частоты и производительности одного процессора. А тем, кто знаком с ценовой политикой производителей процессоров х86, хорошо известно, что самые быстрые процессоры последних моделей обычно стоят непропорционально своей производительности дорого. Кроме того, прирост производительности составляет не более нескольких десятков процентов в год, что явно не успевало за темпами роста этой компании.

И что же оставалось делать? Мне пришлось дать совет выбросить эту программу и купить масштабируемую систему — т.е. систему, написанную с учетом будущей потребности в увеличении производительности и нагрузки, использующую в своей основе масштабируемые технологии.

О нелинейности масштабируемости очень интересно рассказывает в своих презентациях компания Sun Microsystems. Они приводят историю или, возможно, байку про компанию, которая решила заняться грузовыми перевозками в городе и подошла к этому делу очень серьезно. Специалисты компании тщательно исследовали рынок и выяснили, что типичный заказ включает перевозку коробки весом от 3 до 20 килограмм на расстояние от 5 до 15 километров. На основании этих данных они выбрали наиболее экономически эффективный автомобиль для своей компании — FIAT Uno (что-то вроде нашей Оки) и закупили партию этих автомобилей для своих курьеров. К сожалению, первый же заказ, который они получили, был на перевозку пианино!

Но это масштабы, до которых еще нужно дожить. А вот для нашего малого и среднего бизнеса очень характерна другая ситуация. Не секрет, что большая часть расчетов и планов строится сотрудниками в электронных таблицах — Excel. До определенного этапа развития это нормально и экономически оправдано. Менеджеры ведут свои таблички и регулярно присылают их «большому боссу», который консолидирует все отчеты и планирует деятельность компании. Так продолжается достаточно долго, но рано или поздно поток информации от менеджеров к боссу превысит возможности этой технологии. В результате складывается интересная ситуация — производительность системы и ее возможности достаточны для всех сотрудников компании, кроме одного. Но этот один — ее первое лицо И принимается решение о переходе на более мощную и масштабируемую технологию, когда старая вроде еще работает...

Так или иначе, бизнес растет, растет вовлеченность информационных технологий в бизнес, число пользователей, размер задач, автоматизируются все новые области деятельности — так что масштабируемость еще долго будет одним из главных критериев выбора информационной системы.

Надежность. Обычно этот критерий не требует обширных доказательств и объяснений — с ним сразу соглашаются. Но я все-таки потрачу ваше время и страницы в этой книге для того, чтобы еще раз напомнить важные вещи.

Основное значение этого параметра: оценивать устойчивость системы к сбоям, включая такие экстремальные ситуации, как глобальные катастрофы или «маски-шоу». Современные технологии позволяют создавать исключительно эффективные системы устойчивые практически к любым внешним воздействиям, вплоть до уровня трансконтинентальных кластеров. Уровень надежности определяется процентом времени, которое система находится в рабочем состоянии. Скажем, 99,999%, или, в просторечье «пять девяток», обеспечивает такой уровень надежности, что в течение года система будет в нерабочем состоянии всего несколько часов. Нечасто, но встречается ситуация, когда заказчик, прочитав о таких надежных системах, требует у поставщика реализовать такую же надежность для своих решений. Технически это реализуемо, но… очень дорого. Каждая следующая «девятка» в степени готовности системы обходится в несколько раз дороже предыдущей.

Проблема надежности заключается не только в снижении времени простоя. Критические ситуации довольно часто приводят к потере данных в информационной системе.

При всей анекдотичности этой истории она отражает основное правило ИТ — данные в системе могут стоить дороже всей системы.

Как оценить необходимость инвестиций в надежность? Очень просто: стоимость обеспечения надежности должна соответствовать возможным потерям бизнеса, как прямым, так и непрямым. Т.е. если весь ваш бизнес стоит миллион долларов, а вероятность потерять его из-за проблем с компьютерными системами составляет один шанс из тысячи, то вкладывать 500 000 в обеспечение надежности будет в общем случае не совсем разумно.

И не забывайте про то, что в понятие «надежность» входит и защищенность от внешних воздействий и кражи информации. С одной стороны, образ хакеров сильно демонизирован прессой. Серьезных профессионалов среди них единицы, и вряд ли их заинтересуют компьютеры именно вашей организации, когда вокруг столько других потенциальных жертв. Тем не менее абсолютно необходимо применять все стандартные способы защиты своей системы, встроенные в операционную систему или приложение. Даже правильная политика назначения паролей и приказ по компании с объяснением мер безопасности могут серьезно снизить риски. Кстати не забудьте, что главными врагами безопасности данных являются не внешние хакеры, а собственные сотрудники, которые могут получать доступ к данным вполне легально, но вот использовать их...

У профессионалов безопасности существует свой критерий выбора системы защиты: защита должна делать экономически невыгодной проникновение в систему. Например, у меня дома стоит беспроводная точка доступа Wi-Fi и выделенный канал доступа в Интернет. Я, как параноик в области безопасности, защитил его с помощью встроенного механизма WPA. Взломать это код, наверно, смогут специалисты из ФСБ за несколько месяцев работы сверхмощных компьютеров. Я думаю, что вряд ли эту организацию заинтересует перспектива потратить столько ресурсов, чтобы «украсть» мой предоплаченный трафик стоимостью 25 долларов в месяц. А никаких секретных данных у меня нет — разве что текст этой книги, но наш книжный рынок пока не дошел до такой прибыльности, чтобы воровать книгу прямо с компьютера автора.

Правило «стоимости и затрат» хорошо для крупных компаний и параноиков вроде меня. Для всех остальных более полезно другое правило которое можно легко запомнить и объяснить с помощью старого анекдота:

То есть если вы защитите себя хотя бы минимально, то большая часть охотников за чужими секретами отправится искать более простые цели.

Управляемость. Мы уже говорили о стоимости владения системой. Понятие управляемости очень близко к этой теме. Информационная система не должна отнимать слишком много ресурсов на свое обслуживание. В небольших и средних организациях обычно пренебрегают эти фактором, считая, что он проявляется только при сотнях и тысячах пользователей, но это не всегда правильно. Особенно велики могут быть скрытые потери. Слишком часто пользователи, не привыкшие к нормальному сервисному обслуживанию, могут попытаться решить проблему самостоятельно или обратиться к соседу с просьбой помочь. Я не раз наблюдал ситуацию, когда топ-менеджер с зарплатой не в одну тысячу долларов и приносящий компании серьезные сделки, пытается настроить принтер или разобраться с компьютером своего сотрудника. На фоне этих расходов содержание специалистов по поддержке пользователей или покупка программного обеспечения высокого качества и серьезных поставщиков кажется чистой экономией.

Опора на стандарты. Опора на стандарты. Опора на стандарты. Уж сколько раз твердили миру… Мы живем в эпоху перемен. Перемен столько, что единственная постоянная вещь сегодня — это твердая уверенность в том, что завтра перемены будут продолжаться. Информационные технологии меняются еще быстрее, чем окружающий мир, — им ведь нужно не просто поменяться, а попробовать несколько вариантов и наконец выбрать тот, который наилучшим образом соответствует переменам в реальном мире бизнеса и отношений. Каким образом я могу быть уверен, что все деньги, которые я вложил в ИТ не пропадут и я смогу хоть как-то использовать мои наработки в будущем?

Единственный метод, который может с определенной степенью вероятности гарантировать такую «совместимость с будущим», это опора на стандарты. Если ваша система использует сегодняшние стандарты информационных технологий, то вероятность ее интеграции и применения в будущем очень серьезно возрастает. Если вы используете систему с закрытым форматом данных, с частными протоколами обмена и другими нестандартными интерфейсами, то, скорее всего, вы окажетесь в сложной ситуации в достаточно обозримое время.

Рассмотрев базовые принципы построения информационных систем, можно перейти к основам внедрения информационных систем. Как ни странно, но мир информационных технологий достаточно «стандартизирован» — очень сложно найти ситуации, где не годится одна из небольшого количества стандартных методик. В свое время я объехал немало заказчиков, планируя проекты по внедрению СУБД. И каждый заказчик объяснял мне, что именно его организация и ее структура являются уникальными: «Мол, Клавдия Петровна не подчиняется Сергею Михайловичу, хотя это было бы логично. А вот этот филиал работает непосредственно с поставщиком, а не через центральный офис». Я внимательно выслушивал эти истории, а потом спрашивал, какая все-таки организация отношений у них в компании — матричная или иерархическая Дело в том, что на таком уровне абстракции, как построение иерархии СУБД, меня совершенно не волновали особенности отношений в компании — только связи между различными подразделениями и направление передачи данных. А вся сложность таких отношений была в первую очередь связана с проблемами в управлении компанией, а не с технической реализацией этих отношений: данным совершенно безразличны родственные связи начальника департамента. Более того, за все время работы я не встречал компаний, которые не укладывались бы в иерархическую схему управления с небольшими модификациями. Невольно вспоминаешь «Трудно быть богом» Стругацких:

Описанный выше подход все-таки основывается на знании технологий. Пусть поверхностном, но определенном техническом понимании систем. А что делать, если у руководителя нет «технической жилки»? Если он или она гуманитарий? Бизнес в России в основном развивали инженеры и физики но ведь не только они. Существует и другой способ оценки различных технологических решений. В его основе лежит очень простая идея: основной продукт, с которым работают информационные системы, — это... (сюрприз! сюрприз!) информация. Пусть технической стороной, носителем, который обеспечивает обработку этой информации, занимаются специалисты. Подход к компьютерным системам как к способу работы с информацией дает необходимый уровень абстрагирования от деталей, оставляя за руководителем понимание всей системы в целом.

Вообще-то компьютерные технологии могут работать с любой информацией. Это может быть поиск сообщений внеземных цивилизаций в записях сигналов радиотелескопов или запись последнего хита группы «Корни», но для бизнес-целей обычно используются другие типы информации: записи о продажах, контактах с покупателями, финансовые расчеты, хранящиеся на складах товары, документы, контракты, электронная почта и многое другое. Какими же свойствами должны обладать информационные системы для бизнеса?

• Простота обработки информации. Должно быть понятно, что и как делать. При этом сам процесс работы с информацией должен быть очень прост и эффективен.

• Доступность информации. Пользователи должны иметь возможность получить доступ к необходимой информации в правильном формате и в удобной форме.

• Обеспечивать обратную связь. Действия пользователя должны обеспечивать необходимое изменение информации, как для него самого так и для других пользователей, отражая происходящие процессы.

• Установка приоритетов действий с информацией. Обеспечение целостности данных и процессов.

Эти принципы настолько базовые, что уже невозможно найти их автора. Но на основе этих самых общих принципов работы с информацией, практически одинаково пригодных для любой работы с информационными ресурсами, можно сформулировать самые базовые принципы работы информационных бизнес-приложений в области управленческого и финансового учета.

• Полнота, непротиворечивость и значимость информации. Об этом часто забывают, но не всякая информация достойна «высокого звания информации».

• Информация в нужном месте. Данные либо находятся там, где в них возникает потребность, либо, если это экономически обоснованно, могут быть доставлены в это место за приемлемое время и цену.

• Информация в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Например, в системах биржевых торгов актуальность информации гораздо важнее, чем в отделе комплектации заказов.

• Информация в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные.

• Информация в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно обработаны. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.

• Информация сопоставима. То есть необходимо сравнивать между собой одинаковые или хотя бы однородные величины.

• Существует единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий.

• Идет накопление корпоративных знаний. Исторические данные накапливаются и могут быть использованы в процессе работы.

• Поддерживаются изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы.

Наверно можно выбрать и другие важные принципы построения информационных систем, но задача этой книги не заставить читателя выучить формальные определения, а дать ему необходимые сведения для развития собственных мыслей и идей Скажем, в данном случае гораздо важнее понимание потребителем того, что термин «информационные системы» не является волшебным неделимым заклинанием, как часто можно услышать из уст маркетологов и технических специалистов, а действительно описывает процессы обработки «информации» в специализированных «системах». Это знание позволяет управляющему или владельцу бизнеса без каких либо специальных знаний задавать вполне адекватные технические вопросы любому специалисту по технологиям. Причем чем лучше специалист, тем проще и понятнее будут его ответы даже непосвященным.