"Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени" - читать интересную книгу автора (Моргенстерн Джулия)

Глава 3 АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

Чтобы достичь любой цели, для начала нужно ее определить. Люди часто пропускают эту часть процесса, потому что не понимают, насколько она важна. Ситуация каждого человека уникальна. Поэтому, прежде чем переходить к следующему шагу, исключительно важно четко представлять себе, где вы находитесь и куда направляетесь.

Для этого следует провести личную оценку своих потребностей, чтобы получить информацию, необходимую для создания надежного пути к успеху.

Запишите свои ответы: изложение в письменной форме поможет вам прояснить мысли. Будьте честны с собой и предельно конкретны, тогда ваши списки станут настоящими инструментами. Вы будете использовать их и сверяться с ними в ходе всего процесса самоорганизации.

Вот пять основных вопросов для определения своих потребностей:

1. Что работает?

2. Что не работает?

3. Что для вас самое важное?

4. Зачем быть организованным?

5. Что вам мешает?

Чтобы достичь успеха, нужно отвечать на эти вопросы перед началом каждого проекта по организации — не важно, офис ли это, комната дома или просто ящик для носков.

1. Что работает?

Один из самых лучших способов разработать индивидуальную систему организации — начать с выяснения того, что работает.

«А что, по-вашему, работает?! — спросите вы. — Ничего! Моя жизнь совершенно вышла из-под контроля. Поэтому я и читаю эту книгу!»

Посмотрите внимательнее. Не важно, насколько велик беспорядок у вас дома или в офисе. Я гарантирую, что под горами вещей похоронены некоторые системы организации пространства, которые вполне успешно работают на вас.

Может быть, у вас есть шкаф, в котором вы всегда храните банковские документы, или старая записная книжка, на которую всегда можно положиться. Может быть, есть одна комната в доме, в которой царит идеальный порядок, в то время как все остальные — в полном хаосе. Или, может быть, в вашем офисе идеальный порядок, а дома — нет.

Выявление и сохранение того, что работает, дает массу преимуществ. Первое: это экономит время и энергию. Слишком часто, приступая к процессу самоорганизации, люди полностью переделывают все, в том числе и те системы, которые вполне хорошо работают, прикладывая драгоценные усилия в ложном направлении. «Лучшее — враг хорошего», — гласит народная мудрость. Нет никакой необходимости разрушать то, что работает. Это принесет больше вреда, чем пользы.

Второе: осознав, что вы делаете что-то правильно, и уважая себя за то, что заслуживает уважения, вы значительно укрепите уверенность в себе. Если вы можете организовать хотя бы что-то одно, то сможете привести в порядок и все остальное.

Последнее, и самое важное: изучая то, что работает, то есть то, что вам нравится в этих системах организации и дает возможность так легко их поддерживать, вы поймете, что привлекает лично вас и что вы хотели бы усилить. Ваши ответы станут критериями для каждой новой системы организации, которую вы создадите.

Например, у одной моей клиентки, Джанет, был шкаф для одежды. Она называла его «просто катастрофой». Каждый вечер она кое-как бросала в него одежду, обувь и сумочки. Каждое утро это превращало поиск вещей в кошмар. Джанет было стыдно, что она так плохо обращается с дорогой одеждой и что она настолько неорганизованный человек.

Однако я заметила интересную деталь: посреди всего этого хаоса в шкафу был отдельный оазис порядка — безупречно организованная вешалка для поясов. Джанет надевала пояса каждый день и постоянно возвращала их на свои места. Они всегда оставались рассортированными и разделенными по цвету и стилю. Мы обсудили, почему эта отдельная система так хорошо ей служила, и — подумать только! — нашли этому несколько очень логичных причин. Во-первых, размер вешалки полностью соответствовал количеству поясов, и поэтому Джанет могла разместить их, не создавая беспорядка. Во-вторых, ей нравился современный дизайн этой вешалки. Эта изысканная вещица из полированного дерева с круглыми крючками возбуждала ее эстетическое чувство и дарила ей радость каждый раз, когда Джанет ее использовала. И наконец, вешалка была прибита на внутренней стороне дверцы шкафа, которая открывалась в комнату. Поэтому это была единственная часть шкафа, на которую попадало достаточно света.

Когда мы поняли это, то решили сделать так, чтобы и остальная часть шкафа служила так же хорошо, как эта вешалка для поясов. Для этого мы тщательно подсчитали и измерили количество вещей, чтобы купить коробки соответствующего размера, выбрав те, которые она считает красивыми, и оборудовать в шкафу встроенные источники света, чтобы можно было видеть все, что находится внутри.

Следующий шаг — отметить зоны, которые работают частично, а затем понять, что можно сделать, чтобы их усовершенствовать. Следуя своим привычкам, а не пытаясь переделать себя и заставить совершать то, что кажется неестественным, вы с большей вероятностью сможете поддерживать свою систему организации пространства.

Позвольте привести несколько примеров.

Одной моей клиентке нравилось сбрасывать пальто, портфель и сумочку, как только она переступала порог дома. Проблема была в том, что эти вещи так и продолжали там валяться, — гардероб находился в двадцати шагах от входной двери. Вместо того чтобы заставлять ее «быть дисциплинированной», то есть делать эти двадцать шагов, открывать гардероб, брать вешалку и т. д., мы решили «сотрудничать» с ее привычкой и прибили на стену у двери вешалку и полочку. Теперь, войдя в квартиру, можно было сразу же аккуратно положить и повесить вещи.

Другой пример: Кэти, работающая мать троих детей, сваливала всю свою обувь у своей кровати, потому что любила снимать и надевать ее именно здесь. Шкаф был в другой комнате, и она не хотела утруждать себя и носить обувь туда и обратно. Вместо того чтобы заставлять ее приобрести новую привычку, мы купили шкаф для обуви и поставили его рядом с кроватью, дав ей возможность и дальше делать то, что было ей удобно, не создавая при этом беспорядка.

Марк, бизнесмен, всегда делал записи в блокноте. Он записывал каждую свою мысль: текущие дела, телефонные звонки, идеи для бизнеса, делал заметки во время телефонных разговоров. Такие подробные записи помогали ему думать. Но на каждой странице находилось так много информации, что он не мог в ней разобраться, и в результате часто упускал нужные дела и важные сведения. У него на столе валялось около двадцати блокнотов, и он постоянно кидался от одного к другому в поисках нужной информации. Вместо того чтобы убеждать Марка полностью изменить поведение, я предложила ему просто усовершенствовать уже существующую систему, записывая на одной странице только одну тему. Теперь он мог и дальше следовать своей привычке, но информацию стало гораздо легче искать и использовать, выбрасывая или сохраняя страницу, посвященную той или иной теме.

Изучите свое жизненное пространство, чтобы выявить естественные привычки и склонности; посмотрите, можете ли вы «сотрудничать» с ними, вместо того, чтобы бороться. Систему организации пространства, построенную таким образом, будет намного проще поддерживать.

2. Что не работает?

Здесь ваши ответы должны выявить все, что требует ремонта. Это один из тех редких моментов в жизни, когда можно позволить себе сколько угодно скулить, ворчать и жаловаться. Дайте себе волю. Запишите абсолютно все, что вас огорчает. Будьте точны и подробны; не редактируйте себя.

Сейчас важно увидеть всю картину в целом. Это даст вам уверенность, что вы решите действительно все проблемы, а не только некоторые. Если вы отремонтируете только отдельные области, оставшееся в беспорядке вскоре начнет нарушать только что созданный порядок. В результате вся система вскоре начнет разрушаться.

Закончите следующие утверждения. Если вам в голову приходит больше одного ответа (а, скорее всего, так и будет), запишите каждый из них.

Вот несколько самых распространенных ответов на эти утверждения:

• Я никогда не могу найти записную книжку, бумажник, ключи, контракты, материалы исследований, списки дел, калькулятор, перчатки.

• У меня нет места для писем, газет и журналов, текущих проектов, обуви, поясов, бумаги для подарков, чемодана.

• Нет свободного пространства для еды на обеденном столе, одежды на следующий сезон, документов, книг, пылесоса, зимнего пальто, машины в гараже.

• Я устал постоянно все искать, забывать о встречах, тратить так много денег на вещи, которых не могу найти, беспокоиться, упускать возможности, ссориться с шефом, супругом или детьми.

• Я не могу сконцентрироваться, эффективно действовать, достигать своих целей, расслабиться, пригласить гостей, все убрать, назначать встречи в своем офисе, найти что-нибудь из-за беспорядка.

• Я потратил много денег впустую на дубликаты покупок — вещи, которые теряются или ломаются. Мне надоели утраченные возможности и просроченные счета.

• Неорганизованность заставляет меня чувствовать себя нервным, неумелым, смущенным, подавленным, стесненным, утратившим контроль.

• Когда приходят гости, я извиняюсь за то, как выглядит мой дом, чувствую смущение, сжимаюсь от страха, лихорадочно запихиваю вещи в шкафы или делаю вид, что меня нет дома и не открываю дверь.

Теперь у вас есть полный список всех проблем, которые вы хотите решить, ясное представление о том, как дорого они вам обходятся, а также понимание того, что вы получите, успешно их преодолев.

Повесьте этот список на видном месте на стене той комнаты, которой собираетесь заняться. Вычеркивайте пункты по мере их выполнения. Это поможет вам оставаться сосредоточенным в ходе всего процесса организации пространства и даст прекрасный инструмент для измерения достигнутого успеха.

3. Что для вас самое важное?

Раньше я сказала, что самоорганизация по принципу «изнутри наружу» строится не на том, чтобы избавляться от вещей, а на том, чтобы определить, какие из них — самые важные, и найти для них место. Это гораздо более мягкий и практичный подход.

Если вы уделите время тому, чтобы отойти в сторону и определить, какие вещи действительно важны для вашей работы или жизни, то последующий процесс сортировки и «чистки» будет идти в правильном направлении. Решения будут приходить легче, и вам не придется беспокоиться или смущаться из-за множества соблазнительных «находок», которые вы обнаружите в ходе своих археологических раскопок.

Проще всего расставить приоритеты, рассуждая в терминах целей. Цели нужно определить на стадии анализа. В таком случае в конце проекта вы сможете найти подходящее место для каждой из этих важнейших задач, чтобы было легко делать все, что вы считаете необходимым.

Вот некоторые примеры расстановки приоритетных задач:

Не всегда легко определить, что для нас важнее всего. Мы живем в сложное время. У нас так много возможностей, что нередко мы чувствуем, как нас одновременно тянет в разные стороны, и нам сложно установить приоритеты.

Чтобы правильно расставить приоритеты, создайте то, что я называю «Полной картиной целей». Это — то, чего вы действительно хотите достичь в жизни и работе в целом, и в том помещении, которое хотите привести в порядок, в частности. Другими словами, это описание того, что действительно имеет для вас значение, ради чего стоит жить, того, что приносит вам больше всего радости, больше всего удовлетворения и самое сильное чувство достижения и завершенности.

Как только вы определитесь с приоритетами, будет намного проще выяснить, какие предметы должны находиться в порядке, чтобы достичь ваших целей. Вы будете разбирать груды разбросанных повсюду вещей, брать их одну за другой и спрашивать: «Поможет ли это достижению моих целей?» Если ответ положительный, сохраните эту вещь. Если нет — с ней пора расстаться.

Иногда сложно сформулировать, что действительно важнее всего. Втайне мы можем прекрасно это знать, но стесняемся или боимся своих желаний. Мы не уверены, что хотеть этого — нормально. Наши желания могут отличаться от желаний друзей, соседей или коллег. Нас могут сбивать с толку представления о том, чего, как нам кажется, мы должны хотеть. Программа, изложенная в этой книге, основана на том, чтобы разрешить себе быть самим собой и установить систему организации на основе своих убеждений и отношения к работе и жизни. Если вы переживаете внутренний конфликт и боретесь с собственными импульсами, ваше пространство будет отражать эту нерешительность и ни одна из техник по самоорганизации, описанных здесь или в каких-либо других книгах, вам не поможет.

Процесс самоорганизации связывает нас с тем, что для нас важнее всего, и, возможно, впервые в жизни, позволяет этому следовать. Один клиент описал этот опыт как «невероятное очищение». Другой назвал его «освобождением», а третий сказал, что «стал гораздо лучше относиться к себе».

Если вам сложно определить, что для вас важнее всего, попробуйте выполнить следующие упражнения:

• Воспользуйтесь правилом «80/20». Оно гласит: мы пользуемся только 20 % того, что имеем. Остальные 80 % — это вещи, которыми мы пользовались лишь однажды, которыми, как нам кажется, должны пользоваться, или думаем, что воспользуемся когда-нибудь. Определите 20 % предметов, которыми пользуетесь постоянно. Представьте себе, что у вас дома или в офисе начался пожар и есть только полчаса, чтобы спасти самые ценные вещи и документы. Что это будет? Ответы подскажут, что на самом деле для вас важно.

• Если вам все еще сложно определить, какие вещи относятся к этим 20 %, купите пачку маленьких красных наклеек. В течение месяца прикрепляйте такую наклейку на каждый предмет, который берете в руки, на каждый документ, которого касаетесь, и на каждое произведение искусства или безделушку, которое вызывает у вас приятные чувства. Кроме того, записывайте все, что искали в течение этого месяца, но не могли найти. В конце месяца вы будете точно знать, какие вещи действительно имеют значение, и «чистка» станет простым делом.

4. Зачем быть организованным?

Теперь пришло время укрепить мотивацию к тому, чтобы стать организованным. Независимо от того, какими темпами вы будете двигаться, самоорганизация требует времени, усилий и большой концентрации. Возможно, сейчас ваши мотивации очевидны, но позже вы можете устать принимать решения или почувствовать, что вас призывают другие дела. Если это произойдет, вы все бросите и оставите процесс организации незаконченным. Вы знаете, о чем я говорю. Это уже не раз происходило.

Уделите время тому, чтобы сформулировать, что заставляет вас стремиться стать организованным человеком, сейчас, прежде чем начать, когда вы находитесь на пике мотивации. Так вы создадите собственный инструмент для повышения мотивации. Он поможет вам восстановить вдохновение, когда станет тяжело двигаться дальше.

Имейте в виду: нужно стремиться стать организованным человеком по личным и очень веским причинам. Если вы занимаетесь этим просто потому, что вас просят об этом аккуратные супруг, шеф или дети, то вряд ли дойдете до финиша.

Например, издатель журнала попросил меня привести в порядок рабочие места сотрудников художественного отдела. Он считал, что они работают в ужасном беспорядке, и очень этого стеснялся. Все рабочие места в этом отделе были до потолка завалены журналами, вырезками, документами и образцами продукции. Несмотря на это, сотрудники чувствовали себя вполне дисциплинированными и продуктивными; они знали, где что лежит, и могли очень качественно работать в этом окружении, всегда соблюдая сроки, — что подтвердил и их шеф. Я посоветовала ему не тратить деньги на работу со мной, а вместо этого поставить перегородки, чтобы скрыть «беспорядок» от посторонних глаз. Я сделала это по той простой причине, что люди, которые не видят никакой потребности в организации пространства (а в этом случае было именно так), не смогут поддерживать никакую новую систему.

Определив, чего хотите достичь, вы раз и навсегда устраните беспорядок из своей жизни. Ниже приведен список ответов, которые давали на этот вопрос мои клиенты. Он отражает самые распространенные цели самоорганизации.

Закончив составлять такой «Список мотивов», повесьте его на видном месте на стену в том помещении, которое хотите привести в порядок. Если в ходе процесса организации вы почувствуете, что слишком устали и забыли, зачем хотели стать организованным, — взгляните на список, и он напомнит вам об этом и вдохновит продолжать.

5. Что вам мешает?

С помощью методов анализа, описанных выше, определите, какие причины лежат в основе ваших трудностей с самоорганизацией. Разберитесь, какие технические ошибки, внешние факторы или психологические препятствия вам мешают: так вы будете уверены, что работаете именно с нужной проблемой. Помните, что причины могут меняться в зависимости от помещения, и поэтому нужно задавать эти вопросы относительно любого пространства, в котором вы оказываетесь.

Несмотря на то, что на процесс анализа нужно потратить еще немного времени, чем если бы вы просто принялись действовать, это самый решающий шаг на пути к самой важной цели: наконец-то стать действительно организованным человеком.

Если на стадии анализа вы пропустите хоть один вопрос, смошенничаете в другом или не проанализируете честно свою ситуацию, можете смело отложить эту книгу в сторону. Все ваши усилия по самоорганизации, скорее всего, останутся тщетными. Ответы на пять вопросов стадии анализа — средство для создания стратегий, с помощью которых вы успешно справитесь с организационными проблемами, какими бы непреодолимыми они ни казались.

Но если вы готовы сделать это честно, продолжайте читать дальше.