"Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени" - читать интересную книгу автора (Моргенстерн Джулия)

Часть 1 ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОЙ САМООРГАНИЗАЦИИ

Глава 1 НОВЫЙ ВЗГЛЯД НА САМООРГАНИЗАЦИЮ

Если я попрошу вас описать хорошо организованное, упорядоченное пространство, что вы скажете? От большинства людей я слышала примерно следующее: «чистое и аккуратное», «строгое», «аскетичное», «скучное».

Но упорядоченное пространство не имеет ничего общего с этими определениями. Есть люди, дома и офисы которые на первый взгляд кажутся аккуратными, словно с иголочки. Однако на самом деле в ящиках их столов и кухонных шкафов отсутствует какая-либо система и царит ужасный беспорядок. Многие люди, напротив, живут и работают среди беспорядка, но, несмотря на это, чувствуют себя в таком окружении совершенно комфортно и всегда могут найти то, что им нужно. Можно ли считать их организованными? Без всякого сомнения.

Организованность заключается, скорее, не в том, как выглядит окружение, а в том, насколько эффективно оно функционирует. Если человек может найти то, что ему нужно, и тогда, когда это нужно, с легкостью достигает своих целей и счастлив в своем пространстве, значит, он хорошо организован.

Я хочу предложить новое определение: «Самоорганизация — это процесс, с помощью которого мы создаем окружение, позволяющее нам жить, работать и отдыхать именно так, как мы этого хотим. Когда мы организованы, наш дом, офис и рабочий график отражают нашу индивидуальность и поддерживают наши цели».

Неверные представления о каком бы то ни было процессе влияют на то, как мы его воспринимаем, отравляя отношение к нему и постепенно сводя на нет даже самые лучшие намерения добиться успеха. Они убеждают нас в том, что мы непременно потерпим неудачу еще до того, как начнем.

Ниже приведены некоторые самые распространенные неверные представления о самоорганизации и факты, которые развенчивают и изменяют их.

Неверное представление: самоорганизация — это непостижимый талант. Некоторым счастливчикам он дан от рождения, в то время как другие, такие как вы, обречены страдать.

Факт: организация — это навык. Действительно, это очень простой навык, которым может овладеть каждый. Откуда я это знаю? Потому что когда-то сама была крайне неорганизованным человеком. Каждый, кто знал меня в те времена, поражается тому, как я живу сейчас. Два года назад я была на встрече со старыми друзьями. В детстве мы вместе ездили в летние скаутские лагеря и не виделись двадцать пять лет. Естественно, к каждому приставали с расспросами о том, чем он занимается в жизни. И я с гордостью рассказала о своей работе. Консультант по самоорганизации — необычная профессия, и все мои друзья нашли эту сферу деятельности чрезвычайно увлекательной. Один мой старый друг, милый Мартин Дж., обнял меня, осмотрительно отвел в сторонку и вежливо прошептал: «Джулия… Я не помню, чтобы ты вообще когда-нибудь была хоть как-то организованной».

С того дня, когда я родилась, и вплоть до рождения собственного ребенка я жила в постоянном хаосе. Я была классическим «правополушарным», творческим типом, постоянно находилась в беспорядке, тратила полдня на поиск забытых документов, теряла телефонные номера и ключи от машины. Я вообще постоянно теряла разные вещи, маленькие и большие: паспорта, свидетельства о рождении, фотоаппараты, ювелирные украшения, обувь и одежду. Я теряла вещи, принадлежащие другим людям. Однажды я четыре часа искала машину своего друга на стоянке в аэропорту О'Хара в Чикаго, потому что не обратила ни малейшего внимания на то, куда ее поставила.

Я принадлежала к тем людям, которые живут «одним мгновением»: спонтанная и очаровательная, но не умевшая ничего планировать хотя бы на минуту вперед. В результате я всегда вылетала из дома в последний момент перед встречей и часто не успевала закончить дела, забывая, что мне нужно сделать и к какому сроку.

Час расплаты настал, когда у меня родилась дочь. Джесси было три недели от роду, и я решила, что настал прекрасный день, чтобы в первый раз пойти с ней гулять на набережную. Когда она проснулась после дневного сна, мой муж пошел за машиной, а я отправилась за ребенком. Внезапно я поняла, что мне, вероятно, нужно кое-что взять с собой. Что же? Так, посмотрим, пеленки, одеяло… О, конечно, бутылочка с водой и, может быть, парочка игрушек. Я начала носиться по дому, собирая вещи. Каждый раз, думая, что все готово, я вспоминала: нужно взять с собой что-то еще. Конверт для ребенка, свитер… А как насчет кассеты, чтобы слушать ее в машине по дороге? Когда я наконец все упаковала, прошло больше двух часов, и Джесси снова заснула. В этот момент я поняла, что если не приведу себя в порядок, этот ребенок никогда не увидит дневного света.

И я решила навести порядок в сумке для пеленок. Я вывалила все, что приготовила для прогулки, и сгруппировала вещи по категориям, которые имели для меня смысл. В одну группу — все для того, чтобы ей было тепло (одеяло, смена одежды, свитер). В другую группу — вещи для кормления (бутылочка с водой, соска-пустышка). В третью — сменные вещи (пеленки, салфетки, детская присыпка); и, наконец, предметы для развлечения (игрушки и кассета, чтобы слушать музыку в машине).

Потом, чтобы можно было быстро найти вещи, когда они мне понадобятся, и легко проверить, все ли на месте, я отвела для каждой категории отдельный карман сумки. И в довершение всего в специальное отделение я спрятала перечень всех вещей, который позволял быстро пополнить ее содержимое. Какая победа! С этого дня я держала ситуацию под контролем, оставалась собранной и готовой мгновенно выйти из дому, в уверенности, что у меня всегда есть под рукой все необходимое.

Эта сумка оказалась первым, что мне удалось успешно привести в порядок. И, хотя это может показаться не особенно важным достижением, сумка для пеленок была настоящим началом моего пути к самоорганизации. После этого я взялась за другие помещения дома, ящики, гардеробы, документы и т. д., применяя тот базовый подход, который использовала при организации сумки для пеленок. Остальное, как говорится, история. Я с удовольствием обнаружила, что самоорганизация — очень простой навык, доступный даже тем, кто так безнадежно неорганизован, как я сама когда-то.

Неверное представление: стать организованным человеком — это огромный, безнадежный каторжный труд.

Факт: не важно, что именно вы приводите в порядок, насколько пугает вас эта задача и как давно царит беспорядок, организация жизни сводится к одному и тому же простому, предсказуемому процессу. Однажды, пройдя через него, вы обнаружите, что он дает невероятное чувство очищения и приток новых сил. Это бодрящий способ освободиться и стабилизировать курс своей жизни в сложном современном мире. Вы даже станете воспринимать этот процесс как развлечение, потому что он вызывает прекрасные чувства ясности, концентрации и завершенности.

Вот как описывает их лектор Конни Лаган, которая недавно завершила процесс самоорганизации:

Неверное представление: оставаться организованным человеком невозможно.

Факт: самоорганизацию легко поддерживать, если ее система построена на основе того, как вы мыслите, и создана с учетом развития и адаптации по мере изменений в вашей жизни и работе. Постоянно поддерживать порядок сложно и неприятно в том случае, если эта система плохо согласуется с вашей индивидуальностью и ситуацией. Кроме того, так же как здоровое питание и поддержание физической формы, организованность — это образ жизни, который требует контроля и постоянных усилий, пока не превратится в приносящую удовлетворение черту характера. Рекомендации о том, как постоянно поддерживать порядок, — неотъемлемая часть процесса самоорганизации, описанного в этой книге.

Неверное представление: уборка и наведение порядка — это непродуктивное использование времени. Участники моих семинаров часто говорят: «Я пытаюсь стать организованным человеком, но всегда чувствую себя так, будто должен тратить время на более важные вещи — звонить клиентам, посещать встречи, ходить на семинары, писать деловые письма, проводить время с семьей и друзьями, отдыхать и, наконец, даже пытаться заснуть».

Факт: сегодня жизнь движется быстрее, чем пятьдесят лет назад, и скорость ее будет постоянно расти, предоставляя еще больше возможностей и предъявляя еще больше требований к нашему времени и умению принимать решения. В таком окружении добьются успеха только те, кто умеет организовывать себя. Тот, кто останется неорганизованным, будет чувствовать себя обессиленным, неуверенным, дезориентированным и сбитым с толку. У нас больше нет возможности оставаться неорганизованными людьми. В XXI веке организованность становится навыком выживания, и самоорганизация по принципу «изнутри наружу» — руководство, как этого достичь.

Долгие годы работы в качестве профессионального организатора и собственный опыт неорганизованности убедили меня, что большинство из нас принимаются за самоорганизацию не с того конца. Когда мы готовы стать организованными, это обычно происходит потому, что мы достигли крайней точки; беспорядок сводит нас с ума, и мы хотим мгновенного облегчения. Хроническая неорганизованность приводит к накоплению напряжения, и непроизвольная, рефлекторная реакция в такой ситуации — сначала действовать, а потом задавать вопросы, т. е. просто броситься с головой в действие и делать все возможное, чтобы быстро приобрести контроль над ситуацией.

Мы не тратим времени на анализ ситуации и обычно почти не занимаемся планированием — в сущности, ставя телегу впереди лошади. Мы лихорадочно ищем решения своих проблем вне себя и бешено хватаемся за все, что, как нам кажется, спасет нас от неприятностей. Взгляните, не кажутся ли вам слишком знакомыми следующие модели поведения:

• вы идете покупать новую мебель и аксессуары, чтобы взять под контроль свои проблемы с беспорядком, но перед этим не измеряете, не считаете и не изучаете, что и в каких количествах собираетесь в них хранить;

• вы подвержены импульсивным приступам, когда выбрасываете все, без чего можете хоть как-то прожить, а потом обнаруживаете, что выбросили нечто важное, но уже слишком поздно;

• вы «заимствуете» приемы по организации пространства у друзей, из журналов и книг, не задумываясь о том, соответствуют ли они вашей личности, ситуации и потребностям;

• вы пытаетесь устранять отдельные симптомы своих проблем с организацией пространства, но так и не видите всей картины в целом;

• вы хватаетесь за заклинания: «вдвое уменьшить количество вещей»; «каждую бумагу брать в руки только один раз»; «если не пользуетесь вещью в течение двух лет, ее пора выбросить» — в надежде, что они навсегда изменят вашу жизнь.

Такой подход — «сначала-делать-потом-думать» — я называю самоорганизацией по принципу «снаружи вовнутрь». Он не позволяет увидеть общую картину, прежде чем искать быстрые решения и хвататься за разнообразные случайные приемы и техники, необходимо проанализировать ситуацию. Поймите меня правильно: разумные приемы, эффективные техники и привлекательные приспособления для хранения, имеющиеся в продаже, — важнейшая часть процесса самоорганизации. Но сначала надо очень хорошо подумать, чтобы знать, что именно из всего этого подходит вам.

В лучшем случае такой фрагментарный подход приведет к созданию неполной и путаной системы самоорганизации, оставив в ней массу прорех. Покупая новый шкаф или применяя новый прием, вы воодушевлены новизной и надеждой, но это чувство быстро проходит, когда реальность показывает, что информация и предметы все так же продолжают «просачиваться» сквозь пальцы.

В худшем случае, самоорганизация по принципу «снаружи вовнутрь» приведет к тому, что вы выберете самую неподходящую систему, которая вообще не будет работать. Вы пытаетесь заставить себя использовать ее, но для этого приходится прилагать слишком много усилий; через несколько недель вы сдаетесь, беспомощно наблюдая, как возвращается беспорядок, и считая себя безнадежным с точки зрения самоорганизации.

Попытки организации по принципу «снаружи вовнутрь» раз за разом проваливаются, потому что при этом не принимается во внимание то, как именно вы думаете, относитесь к миру, ведете себя, предпочитаете действовать, и ваше эстетическое чувство — целостный образ вашей личности, который обязательно должна отражать система самоорганизации.

Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» — это создание системы, основанной на особенностях вашей личности, на ваших потребностях и целях. Она сосредоточена на том, чтобы определить, кто вы и что для вас важно как для личности, а потом создать систему, которая этому соответствует.

Успешная самоорганизация заставляет смотреть на всю картину в целом, а не только на какую-то ее часть. Только в этом случае система, которую вы разрабатываете, будет эффективной. Это — процесс обучения, который помогает выявить то, что для вас действительно важно, и сделать это более доступным, а не разглагольствовать о необходимости выбросить все, что только можно, и организовать оставшееся.

Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» заставляет как следует рассмотреть препятствия, не позволяющие вам стать организованным человеком, а потом устранить их раз и навсегда.

Еще она позволяет овладеть определенными стратегиями для ускорения и упрощения процесса самоорганизации, чтобы вы были уверены, что дойдете до финиша, а не остановитесь на полпути.

Эта методика помогает стать организованным человеком до того, как покупать какие-либо модные новые шкафчики или миленькие шкатулочки, чтобы эти покупки имели смысл и полностью соответствовали вашим индивидуальным потребностям.

Вам может показаться, что самоорганизация по принципу «изнутри наружу» противоречит человеческой натуре. По-моему, не стоит останавливаться и думать об этом на пике неорганизованности. Необходимость заставляет просто броситься в бой и действовать. Но если сначала вы посвятите немного времен и тому, чтобы подумать и проанализировать ситуацию, то потом сможете спокойно найти решение, подходящее именно для вас.

Однажды у меня была клиентка по имени Кэрол. На первый взгляд она была безупречной личностью. Она руководила успешной и известной художественной галереей, и у нее в подчинении были семь человек. Кэрол часто посещала вечеринки, где присутствовали важные персоны и меценаты, которых она покоряла одного за другим своими безупречными манерами и уверенностью. Она была динамичной, очаровательной и умела прекрасно выражать свои мысли. В свете рампы Кэрол была великолепна, но за кулисами ее профессиональная жизнь оказывалась совершенно беспорядочной.

Она была похоронена под лавиной писем, факсов и электронной почты от всех тех, кого покорила, и окружена горами корреспонденции, так и оставшейся без ответа. В ее сумбурном графике очень редко оставалось время на чтение почты, и часто письма месяцами оставались нераспечатанными. Она теряла шансы получить пожертвования, и перспективные художники уходили к другим компаниям.

Кэрол перепробовала бесчисленные решения, чтобы навести порядок и поддерживать его. Все они казались вполне логичными: ее секретарь распечатывал почту и составлял отчет о ежедневной корреспонденции; почта была рассортирована по папкам «Очень срочно», «Очень важно», «Важно, но может подождать», «Не важно»; каждое утро она некоторое время не отвечала на телефонные звонки, занимаясь почтой. К сожалению, ни одно из этих «решений» не работало, потому что проблема рассматривалась по принципу «снаружи вовнутрь».

Когда Кэрол обратилась ко мне, сначала мы обсудили ее чувства по поводу почты и пытались понять, почему она считает, что не может справляться с ней как положено. Я заметила, что она, кажется, лучше всего общается с людьми лицом к лицу. Она подтвердила это и сказала, что добилась успеха прежде всего благодаря умению общаться, обсуждать идеи и решать проблемы. Обработка письменной корреспонденции была для нее болезненно скучным и отделяющим от людей занятием. Кэрол определенно нуждалась в новой системе обработки корреспонденции — системе, соответствующей ее индивидуальности, стилю и потребности в контактах с людьми.

Я начала с того, что заставила Кэрол представить себе эти горы писем, факсов и электронной почты не как бумагу, а как реальных людей, которые пришли в ее офис со своими проблемами и просят помочь им.

Затем я предложила называть время, которое она тратила на обработку почты, не «часом почты», а «часом решений». Такое простое изменение названия немедленно принесло результаты, потому что отражало ее любовь к действиям.

Наконец, чтобы преодолеть чувство изоляции от людей, я предложила ей разбирать ежедневную почту вместе с секретарем. Кэрол могла диктовать ответы, делиться идеями и иметь постоянный живой обмен мнениями, который воодушевлял ее работать.

Отношение Кэрол к текущей почте полностью изменилось. То, что было неконтролируемой и пугающей лавиной, стало пробуждать энергию и доставлять удовольствие. А все потому, что она применила принцип самоорганизации «изнутри наружу».

Просто как дважды два

Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» — это метод, который соответствует вашей индивидуальности, потребностям, ситуации и целям вместо того, чтобы заставлять вас меняться. Вы сможете справиться с любыми требованиями жизни к самоорганизации и достичь продолжительного успеха, следуя трем простым, но очень важным шагам:

Анализ. Это означает необходимость отстраниться, чтобы критически оценить текущую ситуацию и определить, где вы сейчас находитесь, куда движетесь, что вам мешает и почему необходимо туда попасть.

Планирование. Создание плана действий по физической трансформации пространства, а также разработка реалистичного графика, который гарантирует, что это произойдет.

Действие. Методично устраняем хаос, сортируем вещи и приводим их в порядок, чтобы отразить ваши индивидуальные особенности и убедиться, что процесс работы приводит к видимым, значительным результатам.

Итак, вооруженные новым взглядом на самоорганизацию, вы готовы отправиться в прекрасное путешествие, ведущее к бесконечному наслаждению свободой организованной жизни. На этом пути я буду вашим проводником, тренером и наставником, снабжая вас идеями и примерами систем самоорганизации других людей, чтобы стимулировать ваши собственные идеи.

Давайте же отправимся в путь.