"Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени" - читать интересную книгу автора (Моргенстерн Джулия)
Глава 6 ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Термин «традиционные офисы» относится к офисам, в которых есть дверь и которые находятся в помещении компании, а не дома. Однако эта глава также содержит самую подробную информацию о том, как создать дружественную к пользователю систему подшивки и хранения документов. Поэтому от ее чтения получат пользу и те, кто работает в офисах другого типа.
1. Что работает?
Примеры:
«Единственная вещь, которая работает, — это моя система ведения счетов и бухгалтерии. Остальные бумаги находятся в беспорядке, но я всегда четко представляю себе движение своих наличных денег».
«У меня есть один ящик, где я храню копии всех своих выступлений, рассортированные по дате и месту. Мне легко вернуться к тому, что нужно».
2. Что не работает?
Примеры:
«Каждое утро я несусь к телефону, поднимаю трубку, роняю на стол портфель, сбрасывая при этом на пол гору бумаг, и сжимаюсь от страха, когда собеседник на том конце провода просит меня просмотреть документ, который я ему недавно выслал. Я знаю, что он где-то здесь, но где? Мне приходится сначала как-то выкручиваться, а потом буквально охотиться за этой бумагой. Я не могу больше выносить ежедневное напряжение, стресс и смущение».
«Я настолько плохо организован, что не могу использовать наилучшим образом помощь своих подчиненных. Важнейшие проекты постоянно застревают у меня на столе. Мой ассистент не в состоянии даже подшить для меня документы, потому что ни один из нас не понимает, как устроена моя система хранения бумаг».
«Каждый день я работаю с 8 утра до 9 вечера. Я знаю, это происходит из-за того, что ежедневно я трачу слишком много времени на то, чтобы разыскать среди вороха бумаг нужные документы. Это — сегодняшняя кипа. Это — вчерашняя. Стопки за прошлую неделю лежат на полу. Стопки за прошлый месяц — на приставном столе. Пытаясь найти то, что мне нужно, я полностью полагаюсь на память — и это никогда не работает!»
«Я приобрел в отделе ужасную репутацию, потому что постоянно все теряю. Больше никто не дает мне никаких документов, не сделав перед этим копии для себя. К сожалению, я уверен, что компания также не спешит расширять мои полномочия. Моя дурная слава портит мне карьеру».
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Шарлотте М., юристу крупной международной корпорации, нужно было место для текущих проектов (судебных дел), материалов исследований (новые законопроекты, информационные бюллетени, книги по юриспруденции, материалы для анализа прецедентов), документов, взятых из центрального хранилища (которые нельзя было смешивать с ее собственными документами или вернуть на место с опозданием), ежедневников, статей и проектов презентаций, которые она писала для личного профессионального развития.
• Джоэлю К., директору агентства по торговле канцелярскими товарами, нужно было место для папки с прайс-листами, рекламными материалами за текущий месяц и книги заказов (для переговоров); визиток и заметок, связанных с продажами, трех категорий документов («Производители продукции», «Планирование бизнеса», «Личные финансы»); отдельного места для работы с бумагами, которые он передавал бухгалтеру и ассистенту.
• Дениз 3., директору по развитию общественной организации, нужно было место для документов, связанных с текущими событиями, с прошедшими событиями; органайзера; рекламных материалов, почты и предложений по различным мероприятиям для сбора средств; информации спонсоров; банковских чеков.
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Ускорить поиск информации во всем офисе».
• «Навести порядок, чтобы производить более благоприятное впечатление на клиентов, начальство и подчиненных».
• «Уменьшить напряжение, связанное с потерей информации».
• «Легче справляться с несколькими делами одновременно и жесткими сроками».
5. Что вам мешает?
Вот самые распространенные причины беспорядка в подобных помещениях:
• Неудобная система хранения. В большинстве офисов, которые я видела, приставные тумбы для документов находятся рядом со столами, а шкафы для документов — в другом конце комнаты. Это превращает подшивку и поиск документов в настоящую проблему. Просто переставив эти предметы мебели, вы поместите максимальное количество документов туда, где они будут у вас под руками, рядом с вашим креслом, и на 500 % повысите свои шансы содержать в порядке свой стол!
• У вещей нет своего места. Если ваши бумаги разбросаны по всему столу, похоже, вы так и не нашли для них подходящего места. Может быть, это происходит из-за того, что в офисе постоянно появляются новые категории документов и вы никогда не прекращаете заводить новые папки. Именно по этой причине все бумаги валяются на столе. Другая распространенная ситуация — ящики заполнены папками вашего предшественника, и у вас не было возможности убрать их, чтобы освободить место для собственной системы организации. В любом случае, если у вещей нет своего места, они неизбежно собираются в кучи.
• Рост темпов жизни и развитие новых технологий. Часто в круговороте современной деловой жизни люди не находят или не отводят времени на то, чтобы остановиться и организовать себя. Вот распространенная жалоба одного из участников моего семинара: «Независимо от того, как сильно я жажду организовать офис, мне кажется невозможным — и даже опасным — найти на это время, не прерывая при этом ежедневной работы. Я могу не уложиться в сроки, отстать и потерпеть неудачу в бизнесе».
• Заниматься организацией пространства скучно. Процесс организации в офисе в основном заключается в систематизации и подшивке документов. Это одна из самых неприятных задач в мире. Часто люди так никогда и не вносят в свою систему индивидуальный стиль и своеобразие. Они продолжают использовать серые скоросшиватели с унылыми надписями — и все это скучно, скучно и еще раз скучно. А ведь информация, лежащая в папках, — источник жизненной силы бизнеса, и легкий доступ к этой информации неразрывно связан с успехом. Далее в этой главе вы прочтете о том, как вносить в свою систему подшивки и хранения документов стиль, настроение и чувство собственного достоинства, чтобы постоянно использовать ее было намного веселее, проще и интереснее.
Создаем стратегию: определяем рабочие зоны
Ниже приведены несколько типичных зон деятельности, необходимого для них оборудования и мест для его хранения в традиционных офисах.
 |
Советы по перестановке мебели
• Используйте L-образную и U-образную мебель. Создайте собственный центр контроля, собственный штаб, переставив мебель в основной зоне работы с документами и телефонных звонков в форме буквы «L» или буквы «U». Так вы создадите максимальную рабочую поверхность и дополнительные возможности хранения в рамках даже самого тесного пространства.
• Расположение стола. Вы проводите здесь много времени, и поэтому то, что для вас удобно, будет и самым продуктивным. Вы предпочитаете сидеть лицом к окну, к двери, к центру комнаты, к стене? Если вы работаете в одном помещении с другими людьми или не можете закрыть дверь в свой кабинет, предпочитаете ли вы видеть коллег, чтобы всегда оставаться открытым и отслеживать, что происходит вокруг, или хотите сидеть спиной к ним, чтобы вам поменьше мешали? Проявите творческие способности. Существует гораздо больше возможностей, чем вы думаете.
• Держите больше папок в зоне досягаемости. Самая распространенная ошибка, которую я видела в большинстве офисов, такова: шкаф с документами находится слишком далеко от рабочего стола. Именно поэтому бумаги валяются на столе. Если документы подшивать неудобно, делать это не хочется. Если же большинство документов находятся в зоне досягаемости, можно целый день работать с ящиками для бумаг, доставать их и класть на место, не прилагая ни малейших усилий. Но если у вас есть документы, доступ к которым, не прерывая ваших занятий, должен иметь ваш ассистент, держите их поближе к двери своего кабинета.
Идеи для расширения пространства
• Выясните, может ли компания заменить вашу приставную тумбочку с двумя ящиками на приставную тумбочку с пятью ящиками. Так вы более чем вдвое увеличите свою возможность хранить документы, занимая при этом столько же места на полу.
• Передвиньте рабочий стол в центр комнаты или поставьте его перпендикулярно к стене. Это освободит место для дополнительного шкафа или компьютерного стола, позади стола или справа от него.
• Поставьте небольшую тумбочку для документов или книжную полку для материалов, которыми пользуетесь вместе с ассистентом, возле входной двери. Так он сможет входить и выходить из вашего кабинета, не беспокоя вас.
• Расположите монитор компьютера на подставке или в углу стола, чтобы освободить рабочую поверхность.
• Прибейте на входной двери крючки для сумок, верхней и сменной одежды.
• Прибейте на стену рядом с рабочим столом настенные «карманы» для срочных документов, рассортированной почты или литературы, которую вам нужно держать под рукой.
• Используйте разделительные рейки в приставных тумбочках таким образом, чтобы пересматривать документы спереди назад, а не слева направо. Это на 15 % увеличит возможности хранения, позволит хранить больше документов в том же месте.
 |
Система разделителей в ящиках приставной тумбы, установленная фронтально, в противоположность системе продольной установки
Один длинный файл, разбитый по алфавиту от «А» до «Я», как ни странно, иногда может сбивать с толку. Вместо этого файлы можно рассортировать по зонам. В системах «А-Я» связанные между собой файлы часто оказываются далеко друг от друга: «Бухгалтерия» — в разделе «Б», а «Налоги» — в разделе «Н». Система хранения и подшивки документов с разбивкой по категориям позволяет группировать взаимосвязанные файлы и создавать зоны «деятельности» внутри ящиков с документами. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по категориям, которые отражают основные зоны вашей ответственности на работе. Вот несколько примеров того, каким образом мои клиенты сортировали свои документы по зонам, чтобы иметь мгновенный обзор своих дел и обязанностей.
Консультант:
• Клиенты: Корпоративные; Индивидуальные.
• Тестовые материалы.
• Вырезки и интересные статьи.
• Презентации.
Журналист:
Сначала он рассортировал документы следующим образом:
• Авторы (рукописи, гранки, график выхода из печати, рекламные материалы и фотографии).
Затем сгруппировал проекты:
• Сезон (Февраль — Май; Июнь — Сентябрь; Октябрь — Январь).
Имейте в виду, точно так же, как следует сначала распланировать свои категории на бумаге
Финансовый директор сети розничных магазинов:
• Внешние вопросы:
Владельцы недвижимости/арендодатели.
Поставщики.
Профессиональные консультанты.
• Внутренние вопросы:
Персонал.
Финансы.
Стратегическое планирование.
Оценка времени
Ниже указано среднее время, необходимое для организации традиционного офиса
 |
1. Сортировка
«Мне было очень страшно начинать сортировку, потому что я знала, что станет явной вся моя неорганизованность — проваленные сроки, утраченные возможности, потерянные контакты. Кроме того, это потребует большой концентрации и значительных умственных усилий. Принимать все эти решения так мучительно… Но, когда я начала сортировку, процесс избавления от этих напоминаний о прошлых неудачах оказался исключительно освобождающим. Когда мы разбирали эти горы бумаг, мне становилось все яснее, что для меня действительно важно сейчас и на чем я хочу сконцентрировать свою энергию в будущем. Я была готова приступить к работе, на этот раз вооруженная системой организации, которая отражает то, что действительно имеет для меня значение».
Ниже приведены некоторые рекомендации, как можно рассортировать по категориям содержимое офиса.
Способы сортировки оборудования офиса
• Канцелярские принадлежности (бумага для заметок, визитки, конверты, марки, почтовые весы).
• Компьютер (руководства, дискеты, CD-ROM, картриджи, бумага для принтера, дополнительное оборудование для ноутбука).
• Банковские документы (бланки, регистры платежных документов, документы по банковским вкладам).
• Телефон (настольная телефонная и записная книжка, адресная книга, телефонные справочники, наушники).
• Офисные принадлежности (карандаши, ручки, степлер, ножницы, скрепки, резинки).
• Офисное оборудование (фотоаппарат, проектор, диктофон).
Способы сортировки книг и журналов
По темам:
• Финансы.
• Лидерство.
• Маркетинг.
• Руководства по офисным процедурам.
• Навыки презентации.
Способы сортировки документов
Если только ваша система хранения документов не работает с 75-процентной эффективностью, я рекомендую начать с самого начала. Это намного более аккуратный и быстрый способ работы, и по ее завершении вы получите полный и окончательный порядок.
Для этого вам понадобится блок из ста простых папок, карандаш, пустой банковский ящик (ящики) и груды ваших документов. Разберите все кипы в офисе, спрашивая себя: «Что это?», «Почему я храню это?» и «При каких обстоятельствах я увижу это снова?» Запишите первое слово, которое приходит вам в голову на пустой папке, вложите этот лист бумаги внутрь и переходите к следующему листу.
Кладите законченные папки на пол или в пустые банковские ящики. Так вы положите начало совершенно новой системе хранения документов. Если в одной из кип вы находите бумагу, которая относится к разделу файлов, уже существующему в вашей старой системе хранения документов, выньте папку, где он хранится, положите бумагу внутрь и включите этот старый раздел в новую систему, которую создаете. Он только что оправдал свое существование. Таким образом вы обнаружите, какие файлы из вашей старой системы все еще полезны, а какие больше не имеют ценности — это те, которые останутся нетронутыми после окончания процесса сортировки.
Как выбрать название, которое будет иметь для вас смысл не только сейчас, но и позже? Вот несколько советов:
• Пусть названия будут простыми, а категории — широкими. Секрет быстрого поиска в том, чтобы искать каждый документ как можно в меньшем количестве мест. В продаже можно найти приспособления, которые позволяют разделять и организовывать содержимое папок. Это самоклеющиеся разделители файлов. Мы более подробно поговорим о них в разделе «Разложить по местам».
• Называйте файлы так, чтобы их легче было искать, а не хранить. Другими словами, выбирайте названия, исходя из того, где бы вы
• Используйте названия для того, чтобы группировать похожие файлы. Например, у вас может быть раздел «Продажи», содержащий отдельные файлы, например, «Продажи — внутри страны», «Продажи — международные», «Продажи — перспективы» или «Продажи — новые расчеты».
• Используйте названия, побуждающие к действию. Вместо пассивных названий, например, «Счета для выписки», «Счета для оплаты» и «Письма, на которые нужно ответить», попробуйте использовать в названиях больше действия, чтобы на них было трудно не обратить внимания. Например: «Выписать счета», «Оплатить счета» и «Выразить благодарность».
• Используйте названия, которые обращаются к вашей душе. Язык вызывает много реакций; он может быть как воротами, так и препятствием к информации. Посмотрите, влияет ли такое изменение названий на восприятие файлов и на то, как часто вы ими пользуетесь.
 |
Когда закончите, сделайте обзор файлов, которые создали, и проведите любые усовершенствования, необходимые, чтобы ваша система оставалась простой. Вот три основных пункта, которые нужно оценить:
• Названия файлов. Имеют ли они для вас смысл? Активны ли они? Побуждают ли они вас заглянуть внутрь? Есть ли файлы, названия которых дублируются? Если да, объедините их, выберите одно название для всех и закрепите его. Например, у моей клиентки оказался один файл под названием «Номера телефонов», другой — «Для настольной телефонной записной книжки» и третий — «Потенциальные контакты». Все они относились к одной и той же теме.
• Толщина папок. Например, если вы создали папку с названием «Торговые ассоциации» и в конце процесса сортировки она стала слишком толстой, можно разделить ее на отдельные папки для каждой торговой ассоциации. С другой стороны, если оказалось несколько папок, в которых всего один или два листка бумаги, объедините и сгруппируйте их. Чем меньше папок нужно просматривать, чтобы подшить документ, тем лучше.
• Категории. Если получилось слишком много папок, возможно, у вас слишком много категорий. Посмотрите, можно ли сгруппировать их в более широкие категории: три-пять самых важных. Если категорий больше, их будет трудно запомнить, и обычно это означает, что ваша система слишком сложна. Поддерживайте ее простоту. Вот некоторые категории, которые создали мои клиенты:
Продавцы.
Персонал.
Стратегическое планирование и конфиденциальная информация.
Внешние проекты.
Сюжеты.
Источники.
Административные формы.
Клиенты.
Административные вопросы.
Маркетинг.
Финансовая информация.
Финансы.
Отчеты правления и повестки дня.
Планирование поездок.
Формы.
Корреспонденция.
2. «Чистка»
Наши офисы ежедневно засыпаются бумагами, и 80 % того, что подшивается, никогда не рассматривается снова. Подумайте о стоимости шкафов, тумб и ящиков, которые используются для хранения всех этих бумаг, о стоимости квадратного метра пространства, которое занимает вся эта мебель, и увидите, как дорого может стоить хранение ненужных документов.
Ниже приведены некоторые советы для контроля количества бумаг, которые вы храните.
1. Сверьтесь с бухгалтером, юристом или менеджером по поводу рекомендаций для хранения налоговых и юридических документов. Если вы должны хранить некоторые документы по юридическим соображениям, поместите их в общее хранилище компании.
2. Храните только ключевую информацию — материалы, которыми действительно пользуетесь. Чтобы решить, что является ключевой информацией, задайте себе следующие вопросы по поводу каждого листа бумаги. «Да» означает, что его нужно сохранить, «Нет» — что его пора выбросить.
• Связан ли этот документ с ключевыми аспектами моего бизнеса?
• Поможет ли он завершить проект, над которым я сейчас работаю?
• Представляет ли этот документ реальную и жизнеспособную возможность для моего бизнеса?
• Обращаюсь ли я к этой бумаге регулярно?
• Поможет ли мне этот документ заработать деньги?
• Есть ли у меня время сделать что-либо в соответствии с ним?
• Есть ли налоговые или юридические причины для его хранения?
• Изменилась бы моя жизнь или работа, если бы у меня не было этого документа?
3. Если у вас есть ящики, заполненные документами, которые вы не просматривали больше года, освободите место для новой системы, сложив эти документы в отдельный ящик, и храните их в другом месте, отметив в своем календаре дату приблизительно через три месяца, чтобы вынуть и рассортировать их. К тому времени вы будете уже некоторое время использовать новую систему, и процесс «чистки» пойдет намного быстрее.
• Реклама различных товаров. Реклама и почтовая рассылка на тему программного обеспечения, каталоги товаров и т. д. Если вы не готовы покупать прямо сейчас, выбросите все это. Те, кто рассылает рекламные материалы по почте, часто лишены каких бы то ни было угрызений совести — вы никогда не избавитесь от этих каталогов, буклетов и листовок. Можете быть уверены, что вам отправят любые новые рекламные материалы. Когда вы будете готовы к покупке, то, конечно же, обратитесь к самым свежим письмам.
• Старые журналы, книги и статьи. Если вы не просматривали их в течение последних двенадцати месяцев, то смело отправьте в корзину для бумаг, потому что к настоящему времени все эта информация, скорее всего, устарела. Кроме того, новую или обновленную информацию практически по любому вопросу можно получить быстрее, чем я успею дописать это предложение. «Отпуская» эти материалы, вы можете пережить настоящий катарсис, а также освободить много места — вам станет легче дышать и хранить нужные вещи.
• Устаревшие материалы исследований и литература. Эти предметы громоздки; они занимают много места, и большинство из нас никогда не обращаются к ним снова. Если хотите сэкономить место, повторяйте: «Хранить источник, выбросить бумагу». Поддерживайте список источников (фактических и потенциальных) по темам в настольной телефонной записной книжке или в адресной книге в компьютере. Если вам когда-либо снова понадобится этот материал, вы сможете связаться с источником и получить самую свежую версию.
• Копии документов. Вообще говоря, нет никаких причин хранить больше двух копий любого документа. Храните оригинал в пластиковом файле, чтобы не потерять его, и, если необходимо, держите копию под рукой, чтобы ею легко было пользоваться.
• Черновики писем и предложений. Храните только окончательный вариант. Расстаньтесь с остальными; в конце концов, они обычно содержат то, что вы решили не использовать!
• Расходные материалы. Избавьтесь от громоздких, занимающих много места запасных расходных материалов, которыми не пользуетесь. Пусть ящики с расходными материалами всегда будут аккуратными и полупустыми. Так вам будет легко увидеть, не заканчиваются ли какие-то важные материалы
Избегайте распространенных ловушек:
Читать все. Ах, что же делать со всеми этими статьями, которые вы сохранили, и публикациями, которые так и не удосужились прочитать? Как можно решить, сохранить или выбросить их, не зная, о чем они? Когда вы просматриваете их, чтобы принять это решение, их содержание кажется интересным; вы останавливаетесь и начинаете читать. Вскоре оказывается, что прошло несколько часов, и вы приходите в уныние, потому что ничего не довели до конца. Сконцентрируйтесь на том, чтобы определить общее содержание статей, затем поместите их в папки по темам. Если у вас есть пачка непрочитанных информационных бюллетеней, которые вы не хотите выбрасывать, не ознакомившись с ними сначала, положите их в отдельную корзину или стопку и запланируйте определенное время для их чтения. Или, например, сложите их на полку у двери в офис. По пути на обед или домой захватите с собой парочку журналов и почитайте их во время еды или в транспорте. Сейчас нужно только одно — продолжать сортировку.
Что делать с «может быть…». Если вы наткнулись на устаревшую брошюру о круизе, которую не хотите выбрасывать, потому что очень интересуетесь путешествиями, создайте папку «Путешествия» и положите брошюру в нее. Если ваша система хранения позволяет быстро и легко находить документы, не так уж страшно, когда в папке лежит несколько лишних бумаг. По крайней мере, все, что касается путешествий, теперь находится в одном месте, и в будущем вы всегда сможете «очистить» содержимое этой папки.
3. Найти всему свое место
• Если у вас достаточно ящиков в пределах досягаемости от стула, на котором вы сидите, принимать решения по поводу размещения разных категорий документов должно быть довольно легко. Для этого достаточно поместить каждую категорию файлов в отдельный ящик, даже если категория не заполняет его полностью. Это облегчает поиск. Например, поместите финансовые файлы — в верхний ящик, файлы персонала — в средний, а административные файлы — в нижний.
• Если у вас немного ящиков, можно поместить в один из них две или три небольшие категории, разделив их внутри ящика по расположению (например, впереди, в середине, сзади).
• Если у вас есть ящики для файлов, которые в то же время являются частью вашего стола, подумайте о том, чтобы использовать их для хранения конфиденциальных, ежедневных или личных файлов.
• Если у вас есть файлы, к которым должен иметь доступ ваш ассистент, не беспокоя вас при этом, подумайте о том, чтобы разместить их ближе к двери.
• Если есть файлы, которыми вы не пользуетесь регулярно, но которые иногда должны быть у вас под рукой для справок, отсылайте их туда, где хранит файлы ваш ассистент, или в центральное хранилище.
• Найдите определенное место и для офисных расходных материалов. Отведите один ящик под бланки банковских документов, другой — под бумагу для принтера и блокноты, еще один — под ручки, скрепки, ножницы и проч.
• Поставьте на стол рядом с телефоном удобный ящик для телефонных справочников, телефонных списков компании и телефонных книг.
Как только вы определились с категориями и названиями, создайте простой перечень файлов на одной странице. Он будет напоминать вам, что, почему и куда нужно класть. Это — неоценимый инструмент, особенно если раньше вы были непоследовательны в определении категорий и названий файлов. Он заставит вас придерживаться избранной системы организации пространства, ускоряя поиск. Если вы не уверены, где найти или куда положить лист бумаги, посмотрите на этот перечень: это гораздо проще, чем в течение двух часов перебирать весь ящик.
Управление (Синий)
Ассоциации — названия по алфавиту.
Книги/Кассеты.
Бизнес-планы.
Деловые документы.
Курсы.
Вырезки.
Консультанты — фамилии по алфавиту.
Контракты.
Формы документов.
Логотипы.
Новые бизнес-идеи.
Канцелярия.
Финансы (Зеленый)
Банковские счета — названия по алфавиту.
Бюджет — Кредитные карточки — названия по алфавиту.
Страхование здоровья.
Информация об инвестициях.
Налоговые декларации текущий год.
Налоговые декларации — прошлые годы.
Возвраты налогов — текущий год.
Возвраты налогов — прошлые годы.
Оплаченные счета и чеки — подшиты по месяцам в отдельном ящике для файлов.
Продажи/Маркетинг (Золотой)
Реклама.
Готовые статьи.
Идеи.
Свидетельства на полученные подарки.
Лидеры — алфавит по промышленности.
Список адресов.
Сети.
Информационный бюллетень.
Идеи для рекламы.
Газетные вырезки.
Исследования и статистика.
Речи.
Персонал (Розовый)
Резюме — новые.
Резюме — отклоненные.
Служащие — фамилии по алфавиту.
Описания функций и обязанностей.
Табели учета отработанных часов.
Тренинговые материалы.
Для безопасности и легкости доступа положите копию перечня в пластиковом файле сверху на тумбу, где храните документы, или приклейте на переднюю сторону ящиков с папками. Если другие будут пользоваться вашей файловой системой, дайте копию и им тоже.
Храните копию своего перечня в папке, помеченной «Файл», в портфеле, вместе с небольшим блоком Post-it для заметок. По мере накопления документов или статей в поездках вы сможете просмотреть свой перечень и приклеить на любой документ Post-it с заметкой, куда его нужно положить. Вернувшись в офис, вы сами или любой ассистент сможете быстро и без долгих размышлений положить эти новые документы в соответствующее место.
4. Разложить по местам
Именно здесь можно добавить немного стиля и радости в свою систему хранения документов. Но будьте осторожны: цель описанных ниже методов использования приспособлений для хранения не только в том, чтобы внести оживление в обычно скучную деятельность (хотя это, конечно, произойдет). Эти предложения помогут сделать вашу систему исключительно визуально ясной, а поэтому вы сможете быстрее находить и подшивать информацию. Следующие методы использования приспособлений для хранения помогут вам создать систему хранения и подшивки документов, которой вы будете доверять и которой сможете наслаждаться.
• Цветовой код. Вместо скучных стандартных скоросшивателей поместите документы в какие-нибудь привлекательные цветные папки. Для каждой категории системы выберите папку своего цвета, который символически отражает ее содержимое. Например, финансовые документы могут находиться в зеленых папках (цвет денег); документы, связанные с персоналом, — в розовых папках (цвет сердечной привязанности); документы по маркетингу могут быть в красной папке (чтобы указать на яркость и привлечь внимание). Обратите внимание: я предпочитаю цветные папки с белыми ярлыками, а не серые папки с цветными ярлыками. Цветные папки вызывают больше положительных эмоций, привлекают внимание и их легко различить издалека.
• Используйте качественные папки. Двухслойные папки стоят немного дороже обычных. У них укрепленный край, поэтому они долговечнее однослойных. Кроме того, у них не заминаются углы, они не прогибаются в файловых ящиках, у них есть плотность и тяжесть, и их приятно держать в руках. Все это придает соответствующий вес информации, которую вы в них храните.
• Четкие ярлыки. По некоторым причинам ярлыки, купленные в магазине, напечатанные на пишущей машинке или на принтере, воспринимаются гораздо лучше, чем написанные от руки. Мы склонны более серьезно воспринимать именно такие ярлыки. Уделите время созданию привлекательных ярлыков. Сделайте их либо при помощи механических средств, либо от руки очень четкими печатными буквами маркером средней ширины. Так вы увидите разницу между ними. Всегда используйте жирные, черные буквы на белых ярлыках, чтобы их было легко читать.
• Поместите цветные папки в стандартные подвесные файлы. Цветные папки будут выделяться на темном фоне, и когда вы берете папку для работы, подвесной файл остается в ящике, отмечая ее место. Таким образом, открывая ящик, вы легко увидите, какая папка отсутствует и куда именно ее нужно вернуть.
• Используйте навесные ящики с дном для группировки взаимосвязанных файлов. У ящиков с дном более широкое основание, чем у стандартных V-образных навесных файлов[4]. Они могут вместить исключительно громоздкие и объемные документы и при этом их края не собираются на верху ящиков. Например, я храню пять сгруппированных взаимосвязанных папок:
 |
Подвесной ящик с дном для хранения громоздких документов
• Используйте однорядное архивирование. Большинство из нас учили чередовать позиции табуляции следующим образом: левая, средняя, правая, левая, средняя, правая. Такой подход создает две проблемы: (1) добавляя или удаляя файл, мы нарушаем эту структуру и, следовательно, начинаем беспокоиться о том, что передние папки могут скрывать задние; (2) просмотр названий вперед и назад вызывает у многих людей неприятные ощущения — своего рода эффект горизонтального головокружения. Однорядная регистрация файлов (когда все табуляторы находятся в одной позиции, в одной линии, один за другим) намного более удобна и проста для глаз. Можно добавлять или удалять файлы в любое время и всегда быть уверенным, что они находятся в порядке.
 |
Однорядная файловая система проста для восприятия и удобна для работы
• Используйте прием кодирования при помощи табуляции. Если вы установили систему однорядной регистрации файлов, то можете изменять позицию табуляции так, чтобы это содержало для вас важную информацию. Например, я храню файлы постоянных и потенциальный клиентов в одном и том же ящике, в алфавитном порядке по фамилии. Реальные клиенты находятся в папках с левой позицией табуляции, а возможные — в папках с правой позицией табуляции. Это позволяет мне визуально контролировать состояние работы и видеть свои перспективы, просто обратившись к этому ящику. Когда возможный клиент превращается в реального, я просто переворачиваю папку, и теперь она имеет правую позицию табуляции. Вы можете применить тот же принцип с папками фактических инвестиций в отличие от потенциальных, папками идей для очерков в отличие от законченных статей или папками справочных материалов в отличие от текущих проектов.
• Боковые папки, которые можно складывать друг на друга, и тумбы, к которым можно добавлять модули, позволяют увеличивать пространство для хранения по мере роста потребностей.
• Двухслойные, отрезанные на одну треть папки (по размеру писем и документов) можно использовать внутри стандартных V-образных навесных файлов; они прочны и бывают разных размеров: для писем и для документов. Мне больше нравятся те, которые одинакового цвета и внутри, и снаружи, их можно легко перевернуть и продублировать номер левых и правых позиций табуляции.
• Стандартные V-образные навесные файлы хороши для хранения папок; они бывают укрепленными и для многоразового использования. Купите те, в которых есть карманы для дискет.
• Ящики с дном подходят для хранения громоздких папок или группировки взаимосвязанных папок (как, например, мой файл «Ассоциации»); они бывают толщиной в 2,5, 5 и 7,5 сантиметров.
• Металлическая рамка для файлов легко и удобно помещается в ящик, удерживая V-образные навесные файлы, если они не имеют встроенной рамки.
• Надписи «Исходящие» или клейкие листы для заметок Post-it прекрасны для маркировки места, куда нужно временно убрать документы. Они очень облегчают окончательную подшивку документов.
• Пластиковые файлы прекрасно подходят для безопасного и долговечного хранения и транспортировки документов в портфеле и в поездках.
• Карманные файлы идеальны для финансовых записей, небольших чеков и образцов продукции и материалов.
• Самоклеющиеся разделители файлов (с карманами и без) — остроумное средство для разделения и организации документов внутри файла (выпускаются компанией
• Настольные стеллажи можно использовать для «горячих» документов или для бумаг, которые вы должны передать кому-либо еще (например, для банковских депозитов, приглашений в
• Папки-классификаторы, помещенные в настольный стеллаж, прекрасно подходят для организации текущих срочных проектов или файлов клиентов на рабочем столе. Они выпускаются с разделителями, чтобы облегчить разделение файлов на категории.
• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.
• Подставки для книг — хорошее средство для экономии места, содержания в порядке книжных полок и отделения друг от друга разных категорий документов или литературы.
• Держатели для журналов позволяют успешно сгруппировать публикации по категориям или аккуратно хранить их на книжных полках.
5. Поддерживать порядок
Поздравляю! Ваш офис выглядит прекрасно и находится в полном порядке. Теперь поговорим о том, как поддерживать его в таком состоянии:
• Каждый день. Сортируйте почту над корзиной для бумаг. Будьте жестким в отношении того, что собираетесь сохранить. Отведите для уборки пятнадцать минут в конце каждого дня. Это будет хорошим завершением дня и позволит на следующее утро вернуться в чистый офис с ясной головой.
• Постоянно. Очищайте настольный файл для телефонных записей, пока говорите по телефону. Найдите время на то, чтобы просматривать и очищать файлы по мере работы с ними. Держите под рукой запасные цветные папки для файлов; добавляя новый файл, напишите ярлык карандашом и добавьте файл к своей системе. Периодически создавайте качественные ярлыки для всех новых папок с файлами или попросите кого-нибудь помочь вам написать их красивым почерком.
• Ежегодная генеральная уборка. Ценность поддержания порядка на рабочем месте очень высока, потому что здесь задачи, обязательства и проекты часто меняются. Ожидайте изменений. Попробуйте использовать «тест карандашных точек». Каждый раз, когда работаете с документом, ставьте карандашом точку в верхнем правом углу папки, в которой он находится. В конце года изымите все документы, на которых нет точек, и выбросите их. Или, если эти документы имеют налоговое или юридическое значение, поместите их в архив. Посвятите целый день обновлению своей системы организации, чтобы она соответствовала времени. Еще раз переоцените свои категории. Устраните то, что больше неуместно, и отнесите старые файлы в хранилище. Обновите перечень файлов, чтобы он отражал это. Сделайте новые ярлыки, если старые износились. Если нужно, реорганизуйте ящики с файлами. Периодически покупайте приятное новое приспособление для организации пространства, чтобы ваша система оставалась забавной и интересной, — но сначала подумайте, куда его поместите!
| © 2024 Библиотека RealLib.org (support [a t] reallib.org) |