"Getting Things Done" - читать интересную книгу автора (Ален Дэвид)

Глава 3. Творческий подход к работе

Основные условия, необходимые для стабильного контроля в спокойной обстановке – это (1) четко определенные желаемые результаты и следующие конкретные действия, необходимые для того, чтобы к этим результатам двигаться и (2) напоминания, выстроенные в надежную систему, которую вы будете регулярно просматривать. Это я называю горизонтальной фокусировкой. Несмотря на кажущуюся простоту процесса его реализация может привести к существенным результатам.

В большинстве ситуаций необходим только «горизонтальный» фокус. Однако иногда вам может понадобиться и более общая концентрация для того, чтобы взять процесс под контроль, определиться с выбором или удостовериться, что все принятые решения верны. Вот тут-то и понадобится «вертикальная» фокусировка. Умение продуктивно мыслить в «вертикальном» смысле – это вторая важная для интеллектуального труда способность.

Этот вид мышления не предполагает тщательной проработки.

Большую часть времени вам придется думать неформально, то, что я называю «планирование на оборотной стороне конверта» – планирование в свободной форме или на салфетке в кафе вместе с коллегой, когда вы обсуждаете план мероприятий или структуру презентации товаров. На мой взгляд, это самый продуктивный и энергоемкий способ планирования. На самом деле вам может понадобиться разработать и формальную структуру или план, чтобы прояснить компоненты, согласования или приоритеты. Более детальная схема понадобится для того, чтобы координировать более сложные ситуации – если условия требуют сотрудничества по разнообразным проектам, например, или если надо набросать бизнес-планы, чтобы объяснить инвестору ваши действия. Но, как правило, вы можете быть очень и очень креативным, имея под рукой только ручку и бумагу и ничего более.

Самая большая необходимость в проектном мышлении, которую я когда-либо встречал в деловом мире, не предназначена для формальных моделей. Обычно люди, которым такие модели нужны, их уже имеют или же могут получить их в курсе академического или профессионального обучения. Вместо этого я обнаружил, что модель концентрации на проекте – большой пробел для остальных. Нам нужны пути для обоснования и поддержки нашего пути мышления, не важно, насколько неформального. Формальные планерки и ломовые инструменты, (такие как софт) конечно, могут оказаться очень полезными, но часто участники подобных мероприятий испытывают необходимость провести другое заседание – встречу «на оборотной стороне конверта» – для того, чтобы охватить взглядом весь объем работ и взять его под контроль. Формальные и четко структурированные планерки имеют тенденцию, за исключением обсуждения основной цели проекта, проскакивать как бы мимо. Либо же они предоставляют недостаточно времени для мозгового штурма, развития мысли, о которую никто не считал перспективной и интересной. И, наконец, редко такие встречи приводят к серьезным подвижкам в решении насчет следующих шагов и назначению ответственных по различным аспектам плана проекта.

Однако есть и хорошие новости: продуктивный способ обдумывания проектов и ситуаций, который приносит максимальную пользу при минимальных вложениях сил и времени существует. Оказывается, что это способ нашего естественного мышления и планирования, но не обязательно для нас он является нормальным. На мой взгляд, когда люди планируют более естественным образом в свободной форме, они не дают стрессу овладеть ими и достигают лучших результатов.

Вы уже знакомы с самым классным и креативным планировщиком в мире – с вашим разумом. Вы сами и есть машина по планированию. Вы планируете, когда одеваетесь, обедаете, ходите по магазинам или даже просто болтаете. Несмотря на то, что этот процесс кажется хаотичным, вашему разуму необходимо проделать довольно сложную цепь ходов для того, чтобы что-нибудь реально осуществить. Чтобы виртуально выполнить какое-либо задание, ваш разум совершает пять шагов:

1. Определение цели и принципов

2. Видение желаемых результатов

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Определение следующего конкретного действия

Вспомните, когда вы были в ресторане последний раз – что послужило поводом к тому, чтобы туда сходить. На то могло быть некоторое количество причин – желание утолить голод, встретиться с друзьями, отметить какое-то событие, подписать деловой контракт, романтическое свидание. Как только какой-то из этих поводов оформился, вы стали раздумывать над планом. Ваше намерение было вашей целью, и оно автоматически подтолкнуло ваш внутренний процесс планирования. Ваши принципы создали ограничения для вашего плана. Возможно, вы и не думали осознанно о ваших принципах, планируя поход в ресторан, но вы размышляли в их контексте: стандарты еды и обслуживания, доступность, удобство и комфорт – все это могло сыграть определенную роль. В любом случае, ваша цель и ваши принципы определяли как движущую силу, так и границы вашего плана.

Как только вы вознамерились достичь цели, каковы были ваши первые реальные мысли? Скорее всего не «пункт II.A.3.b плана». Скорее уж ваши мысли были примерно такого содержания: «Итальянскую кухню подают в Джованни» или «За столиками у окна в Кафе Бистро очень хорошо и уютно». Возможно вы представили какую-то приятную картину того, что вы могли бы почувствовать или какой исход примет вечер – людей, которые будут с вами, или атмосферу. Это было ваше видение результата. Тогда как ваша цель была ответом на вопрос, почему вы пошли в ресторан, то видение было разъяснением, как это произойдет, что вы будете видеть, слышать и чувствовать, если ваша затея удастся наилучшим образом.

Что делал ваш разум в тот момент, когда вы получили зрительный образ результата? «Во сколько мы пойдем»? «Сегодня открыто?» «Народу будет много?» «Какая погода?» «Переодеваться надо?» «Бензину в машине хватит?» «Мы сильно хотим есть?» Это был мозговой штурм. Вопросы – это часть естественного процесса, который случается при обдумывании некоего события, которое еще не произошло. Ваш сознание замечает пропасть между тем, где вы находитесь сейчас и тем, чего вы хотите достичь, и пытается этот «когнитивный диссонанс» устранить путем заполнения белых пятен. Это и есть начало фазы «как» естественного планирования. Мыслительный процесс несколько хаотичен и специфичен. Множество аспектов приближающегося ужина напрыгивают на вас. Конечно, вам не надо все это записывать на бумаге, но нечто подобное вы производите в уме.[2]

Когда вы набрали достаточное количество идей, вы не можете не начать их организовывать. Возможно вы подумали или сказали: «Для начала надо бы выяснить, открыт ли ресторан» или «Давайте позвоним Андресенам и спросим, пойдут ли они с нами». Как только вы набросали различные мысли по проекту, ваш мозг начинает автоматически рассортировывать их по компонентам, приоритетам и/или последовательности событий. Составляющие это: «Нам надо определиться с месторасположением и приглашенными». Приоритеты это: «Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на этот ужин». Последовательность это: «Для начала надо узнать, открыт ли ресторан, потом позвонить Андерсенам и только потом наряжаться».

И, наконец (учитывая, что вы действительно решительно настроены по поводу проекта, в данном случае – ужина в ресторане), вы концентрируетесь на следующем действии, которое вам надо предпринять, чтобы первый пункт реализовался. «Позвонить и узнать, открыт ли ресторан, и заказать столик». Все пять фаз проходят сами собой естественным образом, какие бы задачи вы ни решали. Это ваш способ создавать новое – будь то ужин, вечерний отдых, новый продукт или новая компания. Вам необходимо что-то сделать, вы представляете результат, набрасываете подходящие идеи, сортируете их и определяетесь с реальной деятельностью, которая поможет эти идеи осуществить. Все происходит само собой, без особых усилий.

Так ли ваш IT-отдел готовится к установке новой системы? Так ли вы организуете свадьбу или планируете потенциальное слияние компаний? Вы прояснили основную цель проекта и донесли её до всех участников? Вы договорились насчет стандартов и линий поведения, которых вам следует придерживаться, чтобы проект был успешным? Вы спрогнозировали успешный итог и все вытекающие результаты?

Вы просмотрели все возможные идеи – все, которые могли бы повлиять на результат? Вы определили стратегически важные компоненты и краеугольные камни? Вы определили все аспекты проекта, за которые можно было бы взяться прямо сейчас, каково следующее конкретное действие для каждого подпроекта и кто за это отвечает?

Ответом на все эти вопросы, скорее всего, будет «нет». Наверняка есть ещё какие-то компоненты модели естественного планирования, которые вы не учли. Иногда на семинарах я просил моих слушателей взять да запланировать какой-то проект, используя модель естественного планирования. Они проходили все пять фаз за несколько минут, и были совершенно ошеломлены результатом по сравнению с тем, что они пытались делать ранее. Один джентльмен подошел ко мне после занятия и сказал: «Я даже не знаю, злиться на вас или благодарить. Я только что закончил бизнес-план, на который, как я думал, должны были уйти месяцы, и сейчас у меня нет совершенно никаких отмазок, чтобы не начать приводить его в исполнение!»

Можете попробовать прямо сейчас, если хотите. Выберите новый проект, или проект, который застопорился, или просто какое-то полезное дело. Подумайте над целью. Подумайте: как бы вы хотели чтобы выглядел результат: как это скажется на вашей репутации и финансовом состоянии? Устройте мозговой штурм по потенциальным шагам, которые можно было бы предпринять. Организуйте ваши мысли. Определитесь со следующими действиями. Ну что, прояснилось ли то, то вы бы хотели получить и как этого добиться?

Для того чтобы подчеркнуть важность использования модели естественного планирования для сложных проектов, в которых мы участвуем, давайте сравним её с более «нормальной» моделью, которую чаще всего и используют. Я называю её неестественным планированием.

Вы видели когда-нибудь, чтобы опытный менеджер начинал совещание с фразы: «Ну что, у кого есть по этому поводу хорошие идеи?» Что здесь не так? Прежде чем начинать рожать «хорошие идеи», надо прояснить цель, прояснить перспективы, собрать всю сопутствующую и необходимую информацию (мозговой штурм) и проанализировать её (организация). «Что же это, хорошая идея?» Этот вопрос уместен только тогда, когда вы уже обдумали 80 % проекта! Начинать стоит именно теперь – сейчас попрет креатив.

Достигнуть результата сразу, что противоречит установке естественного планирования, не так-то просто. Люди нередко предпринимают такие попытки, но они не приводят ни к чему, кроме стресса и полной туманности по проекту. Если вы рветесь со своими «хорошими идеями» прежде, чем определена цель, перспективы, собрана сопутствующая информация и все плохие идеи, то вам не мешало бы охладить свой пыл.

Если вы относитесь к нашему культурному слою, то ваши последние упражнения по планированию и организации вы скорее всего выполняли будучи классе в пятом или шестом. И если даже это не единственный опыт такого рода, который вы получили, скорее всего, он оказалось самым запоминающимся.

Миссис Вильямс, моя учительница в шестом классе, учила нас организовывать мышление (это стояло у неё в учебном плане). Мы должны были научиться писать доклады. Но что мы должны быть написать, прежде чем написать хорошо структурированный, успешный доклад? Правильно – конспект!

Приходилось ли вам это делать – сначала конспект? Бывало ли, что вы подолгу сидели перед пустым листом бумаги с римской цифрой I и думали, что конспектирование вперед действий – это не для вас? Возможно.

Потом я все-таки научился писать конспекты. Только я сначала писал доклад, а уж потом делал конспект.

Вот эти-то знания по планированию и вынесли большинство людей из нашей системы образования. И я до сих пор вижу эти конспекты, написанные только для того, чтобы ублажить начальство. В деловом мире их часто называют «Цели» или «Основные положения». Но на самом деле они никак не связаны с тем, что люди делают или с тем, что их вдохновляет. Эти документы пылятся в ящиках стола или скапливаются в почтовых ящиках и никак не соотносятся с реальностью.

Неестественная модель планирования – это то, что люди в большинстве своем считают «планированием» вообще. Однако оно почти всегда искусственно и мало соотносится с реальной работой, поэтому люди и не планируют. Они считают минуты до конца планерки или совещания по стратегическому планированию. Но что происходит, если вы не планируете заранее? Катастрофа! («Ты не купил билеты?! Я думал, ты собирался это сделать!»). Когда над вами уже повис меч, активизируются ваши модели скоростного планирования.

На каком этапе все в офисе начинают сходить с ума? Аврал! Действуйте! Работай лучше! Нужны люди! Не отвлекайтесь! В этой стрессовой ситуации оказываются множество людей. Когда же сборище людей, гавкающих друг не друга, не могут спасти ситуацию, находится умник, который говорит «Надо все организовать!» (Теперь?) тогда люди начинают выделять структурные элементы проблемы и вешать на них ярлыки. Или перевыделять новые и перевешивать ярлыки.

В какой-то момент они понимают, что простая перестановка компонентов проблемы ни к чему не приведет, тогда кто-то (ещё больший умник) говорит, что к этому надо подойти творчески. «Давайте устроим мозговой штурм!» И начальник спрашивает у всех, присутствующих в комнате: «У кого есть хорошая идея?» (Спасибо, миссис Вильямс). Когда же и это не приносит плодов, начальник может решить, что его подчиненные утратили всякую креативность мышления. Пора нанять консультанта! Если консультант толковый, то рано или поздно он задаст сакраментальный вопрос: «Так что вы здесь вообще пытаетесь сделать?» (цели, перспективы). Скоростное планирование – это противоположность естественной модели. Она всегда будет возвращаться к «вертикальной» концентрации. Будет ли применена модель естественного планирования – такого вопроса не стоит, стоит вопрос когда она будет применена и какой ценой.

Не стоило бы говорить об этом, но я скажу ещё раз: эффективное обдумывание проектов и ситуаций может ускорить ход вещей, сделать их выполнение лучше и быстрее. Итак, наш разум планирует естественно: какой урок мы можем из этого извлечь? Как мы можем использовать эту модель, чтобы получить лучшие результаты?

Рассмотрим каждую из пяти фаз естественного планирования.

Никогда не сложно спросить «зачем». Почти все, что вы сейчас делаете, может быть простимулировано или даже усилено при более внимательном рассмотрении конечных целей. Зачем вы идете на вашу следующую встречу? Зачем вы приглашаете друзей на шашлык на дачу? Зачем вам нанимать маркетингового директора? Зачем вам вообще бюджет?

Это не что иное, как здравый смысл. Знать и понимать цели любой работы – это прямой путь к ясности, творческому развитию и успешному сотрудничеству. Но этот здравый смысл в большинстве своем игнорируется только потому, что для нас проще создавать вещи, попадаться к ним в ловушку и рвать всякие связи с реальными первичными целями.

По личному опыту многих часов, проведенных в офисах очень непростых людей, я точно знаю, что вопрос «почему» игнорировать нельзя. Когда мне жалуются на невероятное число встреч, мне приходится спрашивать о целях этих встреч. Когда советуются, кого пригласить на совещание по планированию, я спрашиваю, какие у этого совещания цели. Пока не будут получены ответы на мои вопрос, нет никакой возможности внятно ответить на их вопросы.

Значимость обдумывания всех «Зачем».

Вот несколько причин задаться вопросом «зачем»:

§ Определение успеха

§ Создание критерия принятия решений

§ Выявление ресурсов

§ Мотивация

§ Прояснение целей

§ Расширение условий

Давайте рассмотрим каждую из них подробнее.

Цель определяет успех. Цель – основная точка отсчета для инвестиций энергии и времени.

В наши дни люди жаждут побед. Мы любим играть в игры, и мы любим побежать, или хотя бы быть в положении, когда мы могли бы победить.

Вы можете чувствовать себя уверенным на собрании персонала, если только четко знаете, зачем это собрание было организовано. И если вы хотите крепко спать, то лучше бы вам подготовить честный и убедительный ответ, когда ваше начальство спросит, зачем вы уволили мистера ХХХ с поста маркетингового директора и наняли мистера YYY в качество нового финансового директора. Вы не узнаете, хорош или плох ваш бизнес-план до тех пор, пока не проверите его критерием ответа на вопрос «Зачем нам вообще нужен бизнес-план?»

Создание критерия принятия решений. Как вы решаете, потратить ли деньги на печать брошюры в пять цветов или же обойтись двухцветной? Как вы решаете, стоит ли размещать заказ на поддержку в большой студии веб-дизайна?

Все сходится к цели. В зависимости от того, что вы хотите получить, решите, действительно ли требуются затраты ресурсов и какие именно. И нет никакой возможности определить до тех пор, пока не прояснена цель.

Выделение ресурсов. Как нам потратить часть бюджета, выделенную на персонал? Как нам использовать прибыль наилучшим образом, чтобы укрепить наши позиции как риэлтора на следующий год? На что надо потратить больше денег на шведский стол или на спикеров для ежемесячной встречи ассоциации?

Ответы на эти вопросы в каждом конкретном случае зависят от того, чего мы хотим добиться и зачем.

Мотивация. Давайте посмотрим правде в глаза: если для дела нет хорошей причины, не стоит и браться. Я часто бываю поражен, как много людей просто забывают, зачем они делают то или иное и как быстро простой вопрос «Зачем вам это?» возвращает их на нужный путь.

Прояснение цели. Когда вы основываетесь на реальной цели вашей деятельности, это серьезно проясняет вещи. Потратьте всего две минуты на то, чтобы выписать причины ваших действий – это придает необычайную резкость перспективе, как будто вы посмотрели на проект в бинокль. Часто проекты и ситуации, которые начали затуманиваться, проясняются, когда кто-нибудь возвращает всех с неба на землю вопросом «Чего на самом деле мы тут пытаемся добиться?»

Расширение границ. Невероятно, но факт – несмотря на то, что цель заставляет четче сконцентрироваться на предмете, она открывает более широкие горизонты возможностей. Когда вы доподлинно знаете причину проведения конференции, корпоративной вечеринки, выборов на позицию менеджера или слияния – это дает вам больший простор для поиска идей того, как это осуществить. Иногда на моих семинарах я прошу слушателей выписать цели своих проектов. Впоследствии они часто описывают свои ощущения, как свежий бриз в их голове, проясняющий перспективы того, что они делают.

Достаточно ли ясна и определенна ваша цель? Если вы чувствуете преимущества целеполагания – мотивацию, ясность, критерии принятия решений, определение ресурсов и креативность – тогда ваша цель действительно достаточно определенна. Но многие «целевые установки» слишком размыты для того, чтобы приносить результаты. «Быть хорошим отделом», например, это какая-то очень расплывчатая цель. Что, в конце концов, значит «хороший отдел»? Это группа инициативных, успешно взаимодействующих людей? Или это отдел, который не выходит из бюджета? Иными словами, вы даже не знаете, когда вы уже достигли своей цели или когда вы сбились с курса – у вас нет реальных ориентиров. На вопрос «Как я узнаю, что это противоречит моей цели?» ответ должен быть четким.

В качестве стандартов и ценностей для проведения проекта примите ваши принципы и ценности. Несмотря на то, что люди редко это осознают, они, как правило, так и поступают. Если же это правило нарушено, то результатом будет только стресс и ничего более. Хороший способ сформулировать свои принципы – это закончить предложение: «Я предоставлю другим полную свободу распоряжаться этим, если только они…» – что? Каким правилам, писаным или неписаным, вы следуете при выполнении действий? «Если только они не выйдут из рамок бюджета»? «Если угодят заказчику»? «Если создадут хорошую рабочую команду»? «Если создадут хорошее впечатление»?

Вмешательство других и их непозволительное на ваш взгляд поведение может стать основной причиной стресса. Если вам не приходится сталкиваться с подобным – можете считать это удачей. Если же приходится, то конструктивная беседа с выяснением основных правил поведения и стандартов сможет предотвратить конфликт.

Вы можете начинать с вопроса: «Какое поведение противоречит тому, что я делаю, и как я могу это предотвратить?» Это будет хорошей отправной точкой для определения ваших стандартов.

Другая важная причина концентрации на принципах – это то, что они обеспечивают ясность и отправную точку для позитивного ведения проекта. Как вы хотите взаимодействовать с другими в работе над этим проектом, чтобы обеспечить его успех? Какой стиль ваших действий оптимален для вас? Целеполагание обеспечивает сущность и направление, а принципы определяют параметры действий и критерии оптимального поведения.

Для того чтобы мобилизовать ваши сознательные и несознательные ресурсы, вам надо представить четкую картинку успеха: как он будет выглядеть, как он будет звучать, как он будет пахнуть. Целеполагание и принципы обеспечивают стимул и соблюдение правил, тогда как перспектива предоставляет реальный оттиск конечного результата. «Что» вместо «почему». Что будет представлять из себя этот проект, если он все-таки реализуется? Например, слушатели ваших семинаров демонстрируют знания по предмету, примененные на практике. Удельный вес компании в обороте рынка вырос на 2 процента в северо-восточном регионе за последний фискальный год. Ваша дочь поняла ваши требования и выполняла их на протяжении первого семестра учебы в колледже.

Власть концентрации

Начиная с 1960 годов тысячи книг уверяли в важности предварительного представления результата и концентрации. Концентрация на результате даже стала ключевым элементом в тренировках спортсменов-олимпийцев, атлеты представляли себе позитивный результат для того, чтобы обеспечить себе оптимистичный настрой при выступлении на соревнованиях.

Как мы знаем, концентрация влияет на то, что мы чувствуем и как мы действуем. Это также верно для игры в гольф, как и для совещания персонала или для серьезного разговора с супругом. Я же хочу продвинуть динамическую модель концентрации, которую можно использовать на практике и в особенности применительно к работе над проектами.

Когда вы концентрируетесь на чем-то – на приближающемся отпуске, на предстоящей встрече, на продукте, который вы продвигаете на рынок – эта концентрация постоянно порождает идеи и шаблоны мышления, до которых вы бы не дошли иным способом. Даже ваша физиология реагирует на воображаемый образ, как на реальный.

Сетчатая система активации. В выпуске журнала «Научная Америка» (Scientific American) за май 1957 года была статья об открытии сетчатой конструкции на базе мозга. Сетчатая конструкция это, главным образом, путь к вашей осознанной осведомленности, это кнопка, которая включает ваше восприятие идей и информации, то, что помогает вам уснуть, даже когда включена музыка, но заставляет вас проснуться, если в соседней комнате всхлипывает ребенок.

Как и операционная система компьютера, ваш мозг наделен функцией поиска и куда гораздо более совершенной. Кажется, будто она запрограммирована на то, на чем мы сконцентрированы. Это положение, на счет которого многие люди относят парадигм, которые мы устанавливаем. Мы замечаем только то, что удовлетворяет нашей внутренней системе восприятия, то, что мы хотим заметить. Если вы окулист, вы заметите всех людей в комнате в очках, если вы архитектор, вы заметите изъяны или наоборот преимущества комнаты. Если вы прямо сейчас сконцентрируетесь на красном и оглянете комнату на предмет красных вещей, то заметите даже самые маленькие из них.

На объяснения, как работает этот фильтр – как из подсознательного мы извлекаем осознанную информацию – уйдет несколько полных семинаров. Достаточно просто сказать, что когда вы создаете четкую картинку в вашем воображении и концентрируетесь на ней, в вашем мозгу происходят чудесные вещи.

Есть простой, но надежный принцип, который вытекает из понимания работы вашего фильтра: вы не поймете, как что-либо сделать, пока не представите себя, выполняющим это задание.

Проще представить, как что-то происходит, если это уже происходило ранее или вы уже подобной цели достигали. Однако не так уж просто – представить себе результативный образ, если задача происходит из новой для вас области работы – если вы не вращались в этой сфере деятельности, не пробовали свои силы на этом поприще, если у вас мало опыта в такого рода делах.

Многие из нас удерживаются от того, чтоб представить конечный результат до тех пор, пока кто-нибудь не укажет нам, как его достичь. К сожаленью, изъясняясь в терминах того, как наш разум генерирует и распознает решения и метода, это шаг назад. Один из самых ценных навыков в мире интеллектуального труда и один из тех, что действительно стоит развивать и оттачивать, это умение прояснять желаемые результаты. Однако, это не так очевидно, как может показаться. На всех уровнях задачи нам надо четко установить, что мы пытаемся выполнить, и перенаправить ресурсы на выполнение именно этого задания со всей возможно эффективностью.

Как будет выглядеть проект, когда он будет выполнен? Какого расположения клиента вы хотите добиться? Какие мысли и чувства вы стараетесь ему внушить этой презентацией? Как вы продвинетесь по карьерной лестнице за три последующих года? Как должен идеальный финансовый директор выполнять свою работу? Как будет выглядеть ваш сайт, и какие будет давать возможности, после того, как работа над ним будет закончена?

Результат/видение могут варьироваться от простой постановки проекта как например, «Завершить установку систем на компьютеры» до сложносочиненного сценария, представляющего образ результата в мельчайших подробностях. Вот три основных шага для развития видения:

1. Посмотрите на проект как бы в день его завершения

2. Представьте «Сногсшибательный успех»! (Предположите «Да, но…»)

3. Запомните черты, аспекты, качества, которые вы представили.

Когда я заставляю людей сконцентрироваться на успешном сценарии их проекта, они как правило очень оживляются, у них прибавляются энтузиазма и в голову приходят необычные, неожиданные и интересные идеи, которые до этого не приходили вообще. «Это было бы супер, если…» – вовсе не плохой способ начать обдумывать ситуацию.

Как только вы определились с тем, что хотите получить и зачем, значит пора запускать механизм «как». Как только у вас в мозгу появилась картинка желаемого результата, вы тут же начинаете заполнять пробелы между этой картинкой и теперешней ситуацией. Это и называется мозговой штурм.

Идеи сыпятся в несколько хаотичном порядке: мелкие, большие, удачные и не очень-то. Как правило, для большинства людей это внутренний процесс, и этого достаточно. Например, вы думаете, что сказать начальнику, пока идете по коридору к его кабинету. Но записывая идеи или отмечая их каким-то иным способом, вы открываете бесчисленные возможности продуктивному обдумыванию.

Сбор идей

За последние насколько десятилетий появилось много графически-ориентированных систем для мозгового штурма. Это такие вещи как карты памяти (mind-mapping), кластеризация, моделирование, сети и скелет рыбы. Несмотря на то, что авторы этих техник позиционируют их как различные, для нас, конечных пользователей, они все примерно одинаковы, – главной их целью является зафиксировать все, абсолютно все идеи, и потом уж взяться их распределять и решать пойдут они в дело или нет. Если вы не используете иные возможности этих систем (а их может быть миллион), тогда они дают вам, по крайней мере, основную возможность – собирать в кучу приходящие сами собой идеи для того, чтобы потом не было необходимости усаживаться снова «придумывать идеи».

Самая популярная из этих техник – это карты памяти, название которой дал английский исследователь работы мозга Тони Бьюзен (Tony Buzan). Эта техника позволяет визуализировать процесс мозгового штурма. В картах памяти основная идея представлена в центре, вытекающие идеи расположены на ответвлениях от неё. Например, если я затеял переезд офиса, я должен подумать о перевозке компьютеров, новых визитных карточках, новой мебели, что-то сделать с телефонами, запаковка, распаковка и т. д. Это должно выглядеть примерно так:

Вы можете делать такие карты памяти с помощью желтых клейких листков, которые можно прикреплять к белой доске, или использовать для этого специализированный софт.

Распределенное восприятие

Важное преимущество визуализации мозгового штурма – это то, что в добавление к захвату ваших оригинальных идей, она помогает генерировать множество новых, которые, возможно, и не пришли бы вам в голову, если бы вы не использовали этот механизм, который держит все ваши идеи перед глазами. Это как если бы ваш мозг сказал: «Гляди, я могу предоставить тебе столько идей, сколько вы в состоянии эффективно реализовать. Если же ты не будешь собирать их каким-нибудь надежным способом, я тебе столько много и не выдам. Но если они тебе действительно нужны и ты сразу с ними что-то сделаешь, пусть даже просто запишешь, то вот, на тебе ещё! А и вот ещё: эта напомнила мне ещё кое-о-чем и ещё кое-о-чем и т. д.»

Психологи стали называть этот и схожие процессы «распределенное восприятие». Это процесс извлечения мыслей из вашей головы и представление их в формате, который можно потом просмотреть. Но мой преподаватель английского в старшей школе не должен был знать об этой теории, чтобы дать мне ключ – он говорил: «Дэвид, ты пойдешь в колледж и тебе там придется много писать. Записывай все свои заметки и цитаты на карточках 3х5. Тогда, когда тебе придется организовывать процесс обдумывания, просто разложи их на полу, посмотри, какая получилась структура и посмотри, чего тебе не хватает». Мистер Эдмундсон научил меня основной составляющей естественного планирования!

Немногие люди могут концентрироваться на одной теме более двух минут без какой-либо вспомогательной структуры, инструмента или волшебной кнопки. Возьмите любой крупный проект, над которым вы сейчас работаете, и постарайтесь не думать ни о чем более в течение 60 секунд. Это довольно трудно, если вы не вооружены ручкой и бумагой и не используете те «когнитивные артефакты» как якоря для ваших идей. Тогда вы сможете работать над проектом часами.

Вот почему продуктивное обдумывание может случиться, когда вы работаете над документом по проекту на компьютере, составляете карту памяти на салфетке в ресторане или просто проводите совещание по проекту в комнате, где есть инструменты для сбора контекста (например, доска с маркерами).

Ключевые позиции мозгового штурма

Для того чтобы облегчить мозговой штурм и можно использовать множество инструментов. Однако основные принципы собраны ниже:

§ Не судите, не придирайтесь, не оценивайте и не критикуйте

§ Работайте над количеством, а не над качеством

§ Оставьте анализ и организацию как фоновую задачу

Не судите, не придирайтесь, не оценивайте и не критикуйте. Во время мозгового штурма можно запросто выявить уродское лицо модели неестественного планирования, когда люди начинают критиковать идеи и делать преждевременные необоснованные выводы. Даже если вы хоть чуть-чуть задумаетесь над тем, что говорит критик, ваш эмоциональный процесс разладится, пока выбудете подбирать подходящие слова. Граница между тем, чтобы удержать мозговой штурм в направлении цели и задушить творческий процесс очень призрачна.

Очень важно позиционировать мозговой штурм, как стержень процесса планирования, потому что если вам покажется, что вы проводите его просто ради того, чтобы провести, он будет совершенно не к месту. И напротив, если вы понимаете его как необходимый процесс перед принятием окончательного решения, вы сможете с большей уверенностью отдать должное этой фазе планирования.

Вовсе не значит, что вы должны отключить ваше критическое мышление – просто на этой стадии игра должна быть честной. Немаловажно понять, какого рода идеи и мысли вам приходят, и припасти их, чтобы потом применить с пользой. Главной целью должно стать развитие и расширение, а не ограничение.

Работайте над количеством, а не над качеством. Работа над количеством заставляет вас мыслить шире. Частенько вы и не подозреваете, хороша идея или нет, пока не обдумаете её. И иногда вы осознаете всю ценность идеи или наоборот, её бездарность, несколько позже. Вы наверняка знаете, что шоппинг в огромном торговом центре удобен потому, что там выбор больше. Это относится и к обдумыванию проекта. Чем мощнее идейный поток, с которым вы работаете, тем более масштабный полигон для последующих выборов решений вы сможете создать.

Оставьте анализ и организацию в качестве фоновых задач. Анализ, оценка и организация ваших мыслей должны проходить в такой же свободной форме, как и творческое мышление. Но на стадии мозгового штурма критичность не должна выходить на передний план. К составлению списка тоже можно подойти творчески, так же как и к убеждению людей вступить в вашу рабочую команду, как и к составлению пользовательских требований к программному обеспечению или к компонентам бизнес-плана. Просто продолжайте набирать и накапливать идеи до тех пор, пока необходимость «прополки идей» и их организации не станет очевидной – это и будет начало следующей фазы.

Если вы проделали основательную работу по прочистке мозгов от идей, нахлынувших во время мозгового штурма, вы заметите, что пришло время естественной организации. Как говорил мой преподаватель английского, как только вы перенесете все ваши идеи из головы на бумагу и взглянете на них, то структурные связи между ними наметятся сами собой. Говоря о «проектном планировании» большинство людей ссылаются именно на это свойство.

Стадия организации начинается, когда вы начинаете идентифицировать составляющие и подкомпоненты, согласования и события и/или приоритеты. Что же должно быть произойти, чтобы реализовался конечный результат? Какова последовательность событий? Что важнее всего для достижения цели?

На этой стадии вам понадобятся разные инструменты планирования, начиная от карандаша, которым можно черкать на оборотной стороне конверта, до специализированного софта, такого как Microsoft Project. Если проект требует основательного контроля, вам потребуется какая-то иерархическая структура с компонентами и подкомпонентами и/или своеобразная таблица, отображающая проект, расписанный по времени, с зависимыми и независимыми частями и отметками относительно всего проекта.

Творческое мышление на этом не заканчивается, просто оно приобретает иную форму. Как только вы разобрались с основной структурой, ваше сознание станет пытаться «заполнить пробелы». Например, когда вы определили три ключевых позиции проекта, выписали их на листок и взглянули свежим взглядом, вам в голову может прийти и четвертая, и пятая.

Основы организации

Вот ключевые шаги:

§ Определите важные части

§ Отсортируйте под одному или более

§ Компоненту

§ Согласованию

§ Приоритету

§ Продетализируйте с заданной точностью

Я никогда не видел двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и конкретизации структуры с целью успешного продвижения. Но почти ко всем проектам можно найти творческий подход по канве «Что у нас по плану?».

Финальная стадия планирования – это распределение и перераспределение ресурсов, необходимых, чтобы проект стартовал. Самый главный вопрос на этой стадии: «Каково следующее конкретное действие?»

Как мы отметили в предыдущей главе, этот тип аргументированного мышления, вкупе с прояснением желаемого результата, составляет сущность интеллектуального труда. Мой опыт показывает, что составление списка того, что реально представляют из себя ваши проекты и аккуратное расписывание следующих конкретных шагов – это 90 % того, что обычно называют планированием проекта.

Этот подход «полигонного уровня» заставит вас быть «честным» с собой: Вы серьезно этого хотите? Кто за это ответственен? Вы достаточно хорошо все обдумали? В какой-то момент решение о следующем конкретном действии должно быть принято.[3] Ответ на вопрос, что именно вы сделаете на уровне физического действия, если вам больше нечего делать – это лакмусовая бумажка, показывающая степень зрелости ваших решений по проекту. Если вы ещё не готовы ответить на этот вопрос, вам стоит вернуться на один из начальных этапов естественного планирования.

Основы

§ Определитесь со следующим конкретным действием, по всех движущимся частям проекта

§ Определитесь со следующим конкретным действием процесса планирования, если это необходимо

Активизация «Движущихся частей». Можно сказать, что проект распланирован как следует, если определены следующие конкретные действия по всем фронтам, по которым вообще можно что-то сделать, не дожидаясь выполнения других составляющих. Если проект состоит из множества подпроектов, то к каждой его части следует подойти с вопросом: «Может ли кто-нибудь начать что-нибудь делать по этой части прямо сейчас?» Например, вы могли бы инструктировать выступающих на конференции, а ваш помощник в то же время подыскивал для этой конференции подходящее помещение. В некоторых случаях прямо сейчас можно решить только одну задачу, а все остальные составляющие проекта будут зависеть от её результатов. Тогда конечно, можно принять решение по поводу только одного следующего конкретного действия, а уж оно-то подтолкнет и остальные части проекта.

Что ещё планировать? Что делать, если вы чувствуете, что после того, как вы запланировали следующие конкретные действия, надо планировать что-то ещё? Переходите к следующему шагу – планирование это тоже процесс. Какой следующий шаг в деле планирования? Набрасывать ещё идеи. Написать Марии и Шону, чтобы они получили необходимые им материалы. Поручить помощнику устроить планерку с командой, производящей данный конкретный продукт.

Для установления стабильного контроля в спокойной обстановке основным навыком является навык прояснения следующего по проекту конкретного действия.

Если следующее конкретное действие поручено кому-то другому… Даже если за следующий шаг ответственны не вы, вам все равно следует прояснить, кто этим занимается (использования «Списка делегированных дел» по назначению). Если вы работаете в команде, то каждому участнику команды не обязательно знать, кто за что ответственен на уровне конкретных шагов в каждой части проекта. Как правило, достаточно бывает назначить ответственных за каждую часть проекта и предоставить им возможность решать, кто у них будет что делать.

Такое взаимодействие способствует организационной прозрачности. Появляются разногласия и детали, которые незаметны до тех пор, пока кто-нибудь не начинает метаться в поисках реальных ресурсов для выполнения задач и не ставит всех с ног на голову. Это простой практический ход, который значительно ускоряет работу, выявляет слабые места и стимулирует.

Как далеко и глубоко вам реально придется продвинуться по модели планирования и с какой детализацией? Ответ прост: так далеко, чтобы выбросить проект из головы.

Главное, что не даёт вам покоя, так это сознание того, что не все следующие действия были распланированы и/или не все напоминания были проставлены. К тому же вы, возможно, не разработали детали, перспективы и решения так, чтобы впоследствии своему плану доверять. Для того, чтобы большинство многошаговых проектов перестали быть навязчивой идеей, необходим всего лишь список желаемых результатов и следующих конкретных действий. Вам нужен новый биржевой маклер? Всего то и надо, что позвонить другу, спросить рекомендации. Хотите установить дома принтер? Просмотрите в Сети модельный ряд и цены. Я утверждаю, что 80 % проектов естесcтвенны. Вы будете составлять полную модель планирования, но вы будете проделывать это в уме – достаточно просто выявить следующие действия и начать их выполнять, пока результат не будет достигнут.

Ещё 15 % проектов могут потребовать по крайней мере мозгового штурма – быть может, составить карту памяти или набросать несколько слов вWord’е. Этого будет достаточно для планирования программы встречи, вашего отпуска или подготовки публичного выступления.

Оставшиеся 5 % проектов могут потребовать основательного применения одной или более фаз модели естественного планирования. Модель обеспечивает практические рецепты для решения нерешаемых задач и эффективного продвижения по проекту.

Вам известно о необходимости большей ясности и четкости, более активных действий по каждому из ваших проектов? Если да, то использование этой модели нередко может стать ключом к эффективному развитию.

Ещё больше ясности?

Если вы чувствуете необходимость большей ясности, начните мыслить на новом уровне. Часто люди бывают очень заняты (действие), несмотря на неразбериху с опытом и недостаток четкости направления. Тогда надо обратиться к плану или же создать его (организация). Если на уровне планирования недостаточно ясности, очевидно, надо вернуться к этапу мозгового штурма и набрать побольше идей для разработки надежного плана. Если же мозговой штурм погряз в туманных рассуждениях, следует вернуться к стадии формирования образа результата. Если желаемый результат неясен, вам следует вновь проанализировать, что вы хотите получить от этого проекта, то есть опять выявить его цели.

Больше действий?

Если вы чувствуете недостаток действий, то вам следует двигаться по модели планирования дальше. Можно с энтузиазмом определять цели проекта и при этом совершенно не понимать, что нужно сделать для его выполнения. Или, например, на повестке дня может быть задача «повышения качества работы», но при этом полная расплывчатость видимых результатов. Надо подумать о специфике видения результата, спросите себя снова: «Как будет выглядеть результат?»

Если ответ на этот вопрос готов, но дело так и не тронулось, то самое время разобраться с некоторыми установками «как» и деталями выполнения (вновь провести мозговой штурм). У меня часто бывают клиенты, которые получили на руки совершенно ясный и четкий проект, такой как «Создание новой системы просмотра выступлений» (Implement the new performance review system), но которые не могут сдвинуться с мертвой точки потому, что не удосужились потратить две минуты на то, чтобы набросать несколько идей по поводу того, что это может за собой повлечь.

Если мозговой штурм притормаживается (а часто именно так и происходит из-за нежелания пропускать дурацкие идеи), возможно, его стоит вообще заморозить, чтобы оценить принятие решений по важным для проекта делегированиям, которые надо осуществить (организация). Это как раз тот случай, когда неформальная планерка, на который было предложено множество идей, оканчивается, а её участники так и не пришли к какому бы то ни было решению по поводу следующих конкретных действий.

Если план уже существует, но дело ещё не тронулось, то кто-то должен оценить каждую составляющую проекта вопросом «Каково следующее действие и кто его будет делать?» Один менеджер, который был ответственен на протяжении многих месяцев за организацию ежегодной конференции, спросил меня, как предотвратить кризис, в который попала его рабочая команда перед дэдлайном в прошлом году, когда всем им приходилось засиживаться в офисе допоздна. Когда он составил схему компонентов проекта, я спросил «Какие компоненты можно было бы начать выполнять прямо сейчас?» После того, как мы определили с полдюжины таких компонентов, мы приняли решения по следующим конкретным действиям по каждому из них. Дело пошло.

В последних двух главах я рассказал, как оставаться спокойным и сохранять стабильный контроль, прикладывая для этого минимум усилий, по двум основным направлениям в работе и в жизни: действиям, которые нам приходится предпринимать и проектам, которые эти действия порождают.

Основы все те же – вы должны собрать «разное», организовав результаты по схеме «сверху вниз», и распорядиться результатами при помощи организации, обзора и действий.

Используйте модель естественного планирования для всех ситуаций, которые вам надо разрулить – она безошибочно приведет вас к результату. Эксплуатирование этой пятиступенчатой модели сделает движение по проекту проще, быстрее и продуктивнее.

Эта модель понятна и проста в использовании. Её применение приводит к выдающимся результатам. Вам не нужны какие-то особенные новые навыки – ведь вы уже умеете записывать вещи, прояснять результаты, принимать решения о следующих действиях, распределять задачи по категориям, просматривать все это и делать выбор. Прямо сейчас вы можете сконцентрироваться на желаемых успешных результатах, провести мозговой штурм, организовать идеи и сделать первые шаги по направлению к цели.

Но сокровенное знание этих премудростей ещё не даст результатов. Имея только возможность работать продуктивно, быть спокойным и контролировать ситуацию – еще не значит ею воспользоваться. Однако вы можете использовать тренажер – такой, который шаг за шагом проведет вас по этому опыту и покажет по пути особые трюки, пока эта техника не превратится в ваш стиль управления.

Все это вы найдете во второй части книги.